プレスリリースの配信を検討している担当者の方には「プレスリリースの書き方がわからない」や「どうすれば掲載されるの？」といった悩みや疑問があるのではないでしょうか。
この記事では、プレスリリースの書き方のポイントや基本構成、掲載されやすいプレスリリースの書き方のコツなどを解説します。
この記事を読むことでプレスリリースの基礎知識から注意すべきポイントまでわかるようになります。プレスリリースの配信を始めようと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
プレスリリースの書き方のポイント
プレスリリースを書くときは、以下3つのポイントを意識しましょう。
- 記者に興味を持ってもらえるかどうかを意識する
- 世の中にとってのニュース性があるかを意識する
- 配信日時は平日夕方目安にする
これらのポイントを意識して作成することで、より多くの人に注目されるプレスリリースになるでしょう。記者の方に注目されるほど、自社にとって得られるメリットも大きくなります。
ここからは、それぞれのポイントについて解説します。
記者に興味を持ってもらえる内容かどうかを意識する
プレスリリースを書く際は、記者に興味を持ってもらえる内容になるよう意識しましょう。記者の興味を引くことで、各媒体で取り上げられるチャンスが増えます。
記者はさまざまな媒体から情報を収集しています。自社のプレスリリースが選ばれるためには、タイトルやコンテンツから「これを記事にしたい」と思わせる魅力が必要です。
世の中にとってのニュース性があるかを意識する
プレスリリースを作成する際には、それが世間にとってのニュース性を持っているかどうかを意識してみましょう。ニュース性があるということは、報道価値があるということを意味します。
ニュース性のある内容は、メディアの関心を引きやすいというメリットがあります。プレスリリースがメディアで取り上げられると、より多くのコンテンツで広まります。それにより、自社の企業名やブランド、製品やサービスの知名度も高まるでしょう。
配信日時は平日夕方目安にする
プレスリリースを配信する際は、平日の夕方の時間帯を目安にしてみましょう。具体的には、15時から16時ごろです。平日の夕方の時間帯が効果的である理由は、夕方以降のニュース出稿作業までに時間の余裕があるためです。
また平日の中でも、火曜日・水曜日・木曜日がおすすめです。月曜日は土日に送られたメール対応が発生したり、金曜日だと取材が入っている記者が多い可能性があったりと、プレスリリースが見られるタイミングが少ないかもしれません。
こうした理由から、火曜日・水曜日・木曜日の夕方を目安に配信してみましょう。
プレスリリースとは？書き方と注意点、配信方法を解説
プレスリリースの意味は何？ニュースリリースとの違いも解説
プレスリリースを書く前の準備
プレスリリースを書く前は、以下のような準備を行いましょう。
- 目的を明確にする
- メディアリストを作成し、各媒体を研究する
- プレスリリースの大まかな構成を考える
これらの準備をすることで、手戻りが発生するのを抑えられるようになります。また計画的に作成できるので、より効果的なプレスリリースになるでしょう。
ここからは、それぞれの準備について解説します。
1.目的を明確にする
はじめに、プレスリリースを配信する目的を明確にしましょう。プレスリリースの目的を明確にすることにより、メディアに対してどのようにアプローチすべきかが見えてきます。
プレスリリースの最終的な目標は、自社が発信したい情報がより多くの人に伝えられることです。それを前提に、最終目標は以下のように掘り下げられるでしょう。
- 自社や製品・サービスの認知拡大
- 製品・サービスの売上拡大
- ステークホルダーから共感の獲得
- マーケティング活動への貢献
- 広報PR活動のコスト削減
このように、プレスリリースの目的はいくつかあります。企業によって達成したい目的は異なるので、自社に合わせて目標を設定しましょう。
2.メディアリストを作成し、各媒体を研究する
あらかじめメディアリストを作成して各媒体について研究しましょう。メディアリストとは、プレスリリースを配信するメディアの連絡先をリスト化したもののことです。
メディアリストを作成することで、以下のようなメリットを得られます。
- 効率的にメディア選定ができる
- 属人化しない広報PR活動ができる
- フォローアップしやすくなる
メディアリストを作成しておけば、プレスリリースを書いたあとのフローがスムーズになり、特にニュース性の高いものであれば情報の鮮度を保ったままリリースができます。
また担当者が変更になった場合にメディアリストを引き継げるので、属人化しない広報PR活動ができるようになるでしょう。
ほかにも、プレスリリース配信後にどのメディアで取り上げられたのかといったフォローアップもスムーズになります。
メディアリストを作成する方法は以下のようにいくつかあります。
- 記事の署名からピックアップする
- 各メディアの問い合わせ先フォームからリストアップする
- ネット上のまとめ記事を活用してもらう
- 知り合いから紹介してもらう
- PR手帳やマスコミ電話帳を活用する
上記の方法を活用してメディアリストを作成してみましょう。
3.プレスリリースの大まかな構成を考える
プレスリリースはすぐに書き始めるのではなく、あらかじめ大まかな構成を考えておきます。構成を考えて作成すれば、どんなメッセージをどんな切り口で発信するのかが明確になります。
大まかな構成は、プレスリリースの基本構成を参考にすると考えやすいです。大まかな構成については、次の章で解説します。
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プレスリリースの基本構成5つ
プレスリリースは以下のように5つの要素で構成されます。
- 冒頭に発信日・発信者を記載する
- 目に留まるタイトルをつける
- 内容を簡潔にまとめたリード文をつける
- 写真や図表も活用し、本文を作成する
- 会社概要・問い合わせ先を記載する
基本構成を守って作成すれば、伝えたい情報をわかりやすく発信できるようになるでしょう。また問い合わせにも対応できるようになります。
ここからは、それぞれのステップについて解説します。
1.冒頭に発信日・発信者を記載する
プレスリリースの冒頭には、発信日と発信者（企業名）を記載します。
発信日は情報の発信時期を明示するために必要な項目です。記載する際には、西暦で年月日を使用し、プレスリリースの配信日を明確にしましょう。
プレスリリースにおける発信者とは、企業名を指します。企業名が欠けてしまうと、興味を持った担当者が問い合わせ先を特定できなくなるため、忘れずに正式名称を記載してください。
なお、プレスリリースは公式文書となるため、企業名は省略せずに正確な名称で記載しましょう。
2.目に留まるタイトルをつける
プレスリリースにおけるタイトルは、記者が興味を持つような魅力的なものにしましょう。
タイトルで興味を引けなければ、本文の内容がおもしろいものでも読んでもらえなくなってしまいます。
そこで目に留まるようなタイトルにするには、以下のポイントを意識してみましょう。
- タイトルは30字前後にまとめる
- 数字・固有名詞をタイトルに盛り込む
- ターゲットを明確にする
タイトルの文字数は30字前後にまとめましょう。短すぎると内容が伝わりにくくなり、長すぎると読みづらくなります。
タイトルを決める際は、数字や固有名詞を盛り込むようにしましょう。特に数字を使用すると、効果的なインパクトを与えることができます。ただし、過度な誇張は避け、具体性を持たせることに注意しましょう。
また、ターゲットを明確にしてタイトルを考えることも重要です。ターゲットとなるユーザーがおもしろそうと思えるようなタイトルにできれば、自分事として関心を持ってもらいやすくなります。
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3.内容を簡潔にまとめたリード文をつける
本文を掲載する前に、内容を簡潔にまとめたリード文を掲載しましょう。リード文があることで本文の内容を把握しやすくなります。
4.写真や図表も活用し、本文を作成する
プレスリリースのメインとなる本文では、リード文の内容をさらに詳細に伝えましょう。一般的には、以下のような構成で進めることが多いです。
- 見出し
- 特徴や詳細
- 背景
- 今後の展望
また、本文には写真や図表も活用するように心がけましょう。テキストばかりでは読者の興味が薄れてしまうことがあるので、ビジュアル要素を取り入れることは重要です。写真はイメージを伝え、興味を引くために役立ちます。
さらに、図表やグラフがあれば、客観的な数値をわかりやすく伝えることができます。読者に情報を明瞭に伝えるために、適切な図表やグラフを使用しましょう。
5.会社概要・問い合わせ先を記載する
プレスリリースの最後には、会社概要と問い合わせ先を必ず記載しましょう。問い合わせ先を記載しておくことで、興味を持ってくれた記者が連絡してくれます。
連絡先については、以下の情報を記載します。
- 企業名
- 部署名
- 担当者名
- 連絡先（電話、メールアドレス）
掲載されやすいプレスリリースの書き方のコツ 12選
プレスリリースを書く際は、以下のポイントを取り入れるよう意識してみましょう。
- タイトルは30文字程度にする
- 一文は50文字以内を目安にし、段落は行間を空ける
- 5W2Hを意識した文章にする
- 新規性や社会性などのニュースバリューを盛り込む
- メディアに使ってもらいやすい画像や動画を使う
- ファクトベースで記載する
- 結論から先に書く
- 長くなりそうな場合は資料を別添する
- 業界や使用用途によって、テンプレートを使い分ける
- 専門性・客観性があるデータを盛り込む
- 専門用語は使いすぎない
- A4サイズ1〜2枚程度に収めるようにする
上記のコツを取り入れることでメディアに掲載される可能性を高めることにつながります。ここからは、それぞれのポイントについて解説します。
タイトルは30文字程度にする
プレスリリースのタイトルは30文字程度になるように意識しましょう。30文字以上になるとタイトルが見切れてしまい、内容が伝わらないことがあるからです。
Googleの検索結果の場合、PCとスマートフォンでそれぞれ以下の文字数でタイトルが表示されます。
- PC…28~35文字
- スマートフォン…36~41文字
スマートフォンの方が表示される文字数は多いですが、どちらのデバイスでも対応できるよう30文字程度を目安にするとよいでしょう。
なお、キーワードや重要なテキストはなるべく先頭に持ってきましょう。デバイスによって表示される文字数が異なるため、デバイスによっては表示されないことがあります。
一文は50文字以内を目安にし、段落は行間を空ける
テキストの一文は50文字以内を目安に作成しましょう。これはプレスリリースに限りませんが、一文が長すぎると読みづらくなる場合があります。文章が長くなってしまった場合は、二文に分けて読みやすくするよう工夫しましょう。
また段落ごとに行間を空けることで読みやすくなります。段落の間隔は文章のまとまりに基づいて調整しましょう。3～4行程度が一つの段落となるよう、配慮しながら執筆してみてください。
5W2Hを意識した文章にする
プレスリリースのテキストは、情報をわかりやすく伝えるために5W2Hを意識して作成しましょう。5W2Hとは、以下の英単語の頭文字を取ったフレームワークのことです。
- When…いつ
- Where…どこで
- Who…だれが
- What…なにを
- Why…なぜ
- How…どのように
- How Much…いくらで
5W2Hで情報を整理すれば、短いテキストでも必要な情報を抜け漏れなく伝えられるようになります。一文に全てをまとめる必要はないので、本文中に全ての要素を盛り込めるよう工夫しましょう。
また商材などの情報をそのまま提示するのではなく、開発した経緯や社会のニーズなども盛り込んでいきましょう。社会的背景を提示することで、ストーリーを伝えられるようになります。
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新規性や社会性などのニュースバリューを盛り込む
プレスリリースには、新規性や社会的な意義などのニュースバリューを盛り込むようにしましょう。ニュースバリューとは、報道価値や注目度の高さを指す言葉です。ニュースバリューが高いと読者の関心を引き、記者が取り上げてくれる可能性が高まります。
ニュースバリューを伝える際には、具体的なポイントを提示しましょう。例えば、新商品の画期的な特徴などを明確に示します。形容詞だけが連続するようなテキストでは、何がどのように価値があるのかがわかりづらくなってしまうためです。
ただし、注意を引きたいからといって誇張して伝えることは避けましょう。特に「！」や「！？」などの記号を過度に使用すると、不自然さが生じる可能性があるため、節度を持って使用しましょう。
メディアに使ってもらいやすい画像や動画を使う
メディアに取り上げてもらうためには、プレスリリースに画像や動画を添付するようにしましょう。画像や動画があると視覚的に訴えることができ、記者の目に留まりやすくなります。
また、言葉だけでは伝わりにくいニュアンスもビジュアルで表現することができ、ブランドの世界観などを効果的に伝えることができます。
さらに、内容に応じて図やグラフを活用することも有効です。図やグラフは言葉や数字だけではなく、視覚的に情報を把握できるため、読者の理解を深めることができます。
画像や動画を選定する際には、画質のよいものを選ぶようにしましょう。画質が低いと見にくくなり、印象に残りにくい可能性があります。また、メディア関係者が扱いやすい画像サイズを選ぶことも重要なポイントです。
ファクトベースで記載する
プレスリリースでは、事実に基づいた内容を記載することが重要です。インパクトのあるプレスリリースであっても、信憑性がない情報は報道されません。
また、説得力を持たせるためには抽象的な表現を避けるように注意しましょう。曖昧な表現を使用すると、人によって解釈が異なってしまいます。
さらに、最上級表現の使用も控えましょう。「日本一」や「世界初」といった表現は、客観的な根拠を提示できない場合には信頼を失う要因となってしまいます。
結論から先に書く
プレスリリースでは、結論を冒頭で提示する構成で執筆しましょう。結論から伝えることで、メッセージが伝わりやすくなります。
記者は日々多くのプレスリリースを確認しています。前置きが長く、何を伝えたいのかわからないようなプレスリリースは、商品自体に価値があるとしても、途中で読むのをやめられてしまうかもしれません。
できるだけ多くの記者に興味を持ってもらうために、内容がわかるように結論を先に書くように意識しましょう。
長くなりそうな場合は資料を別添する
もし説明が長くなりそうな場合は、別途で資料を添付しましょう。プレスリリース内で詳細を長々と説明すると、読み手にとってはわかりにくくなりかねません。
そのため、プレスリリース本文では情報の概要を提示するように心がけましょう。詳細な内容については添付資料に記載していることを明記すれば、関心を持った記者が目を通してくれるはずです。
また、別途資料を用意することで、必要に応じて記者が引用しやすくなり、編集しやすくもなります。
業界や使用用途によって、テンプレートを使い分ける
プレスリリースでは、業界や使用目的に応じてテンプレートを使い分けましょう。適切なテンプレートを使用することで、読みやすい文章になります。
プレスリリースには新商品の発表や人事異動、会社の合併など、さまざまな内容があります。事前に用意されたテンプレートを使用すれば、読み手にとっても理解しやすい内容になるでしょう。
また、テンプレートを活用することで作業時間も短縮できるので、作業効率の向上にもつながります。この記事の最後のセクションでは、テンプレートの例もご紹介していますので、ぜひご確認ください。
専門性・客観性があるデータを盛り込む
記者がプレスリリースに興味を持ってくれるようにするためには、専門性や客観性のあるデータを盛り込むことが重要です。データがあると、具体的なイメージが湧きやすくなり、情報の信憑性も高まります。
インパクトのある言葉だけを並べても、具体性に欠けていると曖昧な印象を与えてしまいます。例えば「大人気」と書くよりも、「1万人ダウンロード」といった具体的な数値を盛り込んだ方が伝わりやすくなります。
また、専門的なデータを使用する際には、一般の人でも理解できるように言い換えることが重要です。より多くの人に伝えるためには、わかりやすい表現に置き換えるよう心がけましょう。
専門用語は使いすぎない
専門用語は過度に使用しないように心がけましょう。専門用語ばかりが並んでいると、難解な印象を与えてしまい、読者が途中で読むのをやめてしまう可能性があります。
社内や業界では一般的に知られている言葉でも、一般の人や記者の方にとっては馴染みのない言葉かもしれません。
もし専門用語を使用せざるを得ない場合は、注釈を活用しましょう。注釈を付けて説明することで、業界以外の方でも理解しやすくなります。
A4サイズ1〜2枚程度に収めるようにする
プレスリリースはA4サイズの1〜2枚程度に収まるように調整しましょう。全体の文字数にすると500〜1,500文字程度が目安です。
詳細な説明が増えて文字数が多すぎると、読みにくくなり読者の関心が途切れてしまう可能性があります。そのため、A4サイズの1枚を基準にして、できる限り800文字程度を目指しましょう。最大でも2枚以内に収めれば、読みやすくなります。
メディア別プレスリリースの書き方
プレスリリースを書く際は、メディアの種類ごとに書き分けるようにしましょう。メディアごとに取り上げたいトピックスが異なっているので、ニーズに合わせて作成すると効果的です。
| メディアの特徴 | アプローチ方法 | |
|---|---|---|
| テレビ | ビジュアルが重視される | コーナーに合わせて企画提案する |
| 新聞 | 経済・企業活動に関する記事が多い | 自社情報と親和性の高い部署を見つける |
| 雑誌 | 雑誌によってさまざま | 編集者と関係を構築する |
| Webマガジン・Webサイト | ニュース性が重視される | 画像素材をメールで添付する |
ここからは、それぞれのメディアにおける書き方について解説します。
テレビにあわせたプレスリリース
テレビではビジュアルが重視される特徴があります。テレビ番組に取材されるかどうかは、インパクトのある映像が撮れるかどうかによって左右されるといっても過言ではないでしょう。
そのためプレスリリースでは、テレビ番組のコーナーに合わせて企画提案を行ってみましょう。番組ディレクターが企画構成や撮影ポイントを見極めて判断できるため、取材してもらえる確率が向上するかもしれません。
なお、どのような映像が撮れるのかをイメージできるように、必ず写真や画像を掲載しましょう。複数の写真がある場合は、特にインパクトのあるものを選ぶとよいでしょう。
新聞にあわせたプレスリリース
新聞には経済・企業活動に関する記事が多いという特徴があります。ただし、新聞社によって独自の特色が存在します。
こうした特徴に基づいて、新聞社や各コーナーに合わせた企画提案を行うことがポイントです。地道な作業になるかもしれませんが、自社情報にマッチする部署や記者を見つけて関係を構築することは近道になるでしょう。
雑誌にあわせたプレスリリース
雑誌は読者層や記事ジャンルによって特徴が異なります。プレスリリースを制作する際には、雑誌のテイストに合わせて作成しましょう。
また、雑誌の企画は通常、2～3カ月前から準備が始まります。ただし、発刊前の企画を簡単に共有してもらえるわけではありません。そのため、雑誌で取り上げてもらうためには、編集者との関係構築がポイントとなります。編集者との信頼関係を築くことで、雑誌の企画に適したプレスリリースを作成することができます。
Webマガジン等、Webサイト掲載にあわせたプレスリリース
WebマガジンやWebサイトでは、ニュース性が重視されるという特徴があります。Webメディアはユーザーが気になった情報をその場で検索するため、古い情報は取り上げられません。
このような特徴に基づいて、プレスリリースではタイトルに最新情報であることがわかるようにすることが重要です。ニュース性を強調することで、取り上げるメリットが明確に伝わります。
プレスリリース配信前に注意すべきチェックポイント6つ
プレスリリースを配信する前には、必ず以下のポイントをチェックしておきましょう。
- 広告的な表現を使っていないか？
- 略語や専門用語・業界用語を使っていないか？
- 根拠のない最上級表現を使用したり誇張していないか？
- 誤字脱字や漢字の変換ミスをしていないか？
- 用語や表記が統一されているか？
- 取引先や共同事業などの関係各所への事前確認をとれているか？
ミスが発覚した場合、プレスリリースが取り消されてもスクリーンショットなどで広まる可能性があります。特に内容によっては炎上し、企業の信頼を損ねる結果になることも考えられます。
そのため、これらのチェックポイントを確認することで、配信ミスを防止することが重要です。以下では、それぞれのチェックポイントについて詳しく説明します。
広告的な表現を使っていないか？
プレスリリースに広告的な表現が含まれていないか確認しましょう。広告的な表現とは、製品やサービスの購入を促すような表現のことです。
プレスリリースは広告ではなく、企業の公式文書の1つであり、メディアに対して情報を提供するものです。
広告のような表現を使用すると、企業の信頼性を損なう可能性があります。また、必ずしもメディアに掲載されるわけではないため、広告の代わりとしての役割は果たせないものと覚えておきましょう。
略語や専門用語・業界用語を使っていないか？
プレスリリースでは、基本的には略語を使用しません。プレスリリースは公式文書であるため、略語の使用は違和感を与える可能性があります。ただし、正式名称が長すぎる場合は、別途脚注を用いて記載するなどしましょう。
また、専門用語や業界用語の使用も控えましょう。プレスリリースは、読む人が理解できることを前提としているため、専門用語や業界用語は不快感を与える可能性があります。誰でもわかるような表現に言い換えるよう心がけましょう。
根拠のない最上級表現を使用したり誇張していないか？
根拠のないまま最上級表現を使用しないよう注意しましょう。客観的な裏付けがないまま最上級表現などを使用してしまうと、景品表示法違反などに該当する可能性があります。
これらの表現を使用する際には、客観的なデータや具体的な事実に基づいて裏付けを行い、正確性と信頼性を確保しましょう。
根拠のないまま最上級表現を使用しないよう注意しましょう。もし客観的な裏付けがないまま最上級表現などを使用してしまうと、景品表示法違反などに該当してしまうケースがあります。
具体的には、以下のような言葉が最上級表現に当たります。
| 最上級表現の種類 | 例 |
|---|---|
| 比較系 |
|
| 最上系 |
|
| 保証系 |
|
上記の言葉は使用せず、別の表現方法に置き換えるようにしましょう。
誤字脱字や漢字の変換ミスをしていないか？
基本的なことではありますが、誤字脱字や漢字の変換ミスがないかをしっかりとチェックしましょう。
プレスリリースは公式文書として正確な情報提供が求められます。誤った数字の入力など、ミスがあると事実と異なる内容が伝わってしまう可能性があります。
部署内で二重チェックを行ったり、チェックツールや校正ツールを活用したりするなど、工夫をして正確性を確保しましょう。
用語や表記が統一されているか？
プレスリリースのテキスト内で使用されている用語や表記が統一されているか、再度確認しましょう。
具体的には、「Web」「ウェブ」と同じ言葉でも表記が異なる場合や、同じ意味の言葉でも「ユーザー」「利用者」と言葉が異なる場合などが該当します。
上記は文章的な誤りや、事実と反する記述というものではありませんが、チェックを怠っている印象を与えてしまう可能性があります。企業のイメージを損ねる可能性もあるため、確認が必要です。
もし表記の統一に迷った場合は、「記者ハンドブック 新聞用字用語集」を参考にすることをおすすめします。このハンドブックは、多くの日本の記者や報道関係者が使用しているものなので、レギュレーションで規定がないものなどはこちらを参考にして対応しましょう。
取引先や共同事業などの関係各所への事前確認をとれているか？
プレスリリースを公開する前に、関係各所への事前確認が取れているかをチェックしましょう。プレスリリースの本文中に取引先や共同事業の他社など、第三者が関係する場合は、勝手に掲載してはいけません。
無許可で掲載してしまうと、大きなトラブルに発展する可能性があります。プレスリリースの原稿内容と配信日を関係者と共有し、配信しても問題ないことを確認しておきましょう。
【例文あり】Wordでダウンロード可能！プレスリリースのテンプレート
大手PRサイトのPR TIMESでは、オウンドメディアにてプレスリリースのテンプレートを配信しています。種類ごとに展開されているので、プレスリリース制作の際はぜひ活用してみてください。
| 新商品発売・新サービス提供のテンプレート | ・新商品・新サービス（BtoB） ・新商品・新サービス（BtoC） ・新商品・新サービス（BtoC）_食品 ・新商品・新サービス（BtoC）_コスメ ・新商品・新サービス（BtoC）_飲食新メニュー |
|---|---|
| イベント・セミナー開催に関するテンプレート | ・イベント開催 ・イベント開催_飲食業界特化 ・セミナー開催 ・イベント・セミナー実施後レポート |
| サービスに関するテンプレート | ・機能追加 ・導入事例 ・利用社数・会員数突破 |
| 企業に関するテンプレート | ・年頭所感 ・資金調達 ・受賞・表彰 ・訂正リリース |
| その他のテンプレート | ・クラウドファンディング ・金融商品取り扱い開始 ・ふるさと納税 ・調査結果発表 |
出典：PR TIMES｜プレスリリースのテンプレート20選｜無料で使えるWordの雛形【例文付き】
プレスリリースに力を入れれば効果的なPR活動に！
プレスリリースを活用することで、他のメディアにピックアップされやすくなり、情報が広く拡散されます。多くのメディアに取り上げてもらうためには、記者が興味を持つような内容を提供することが重要です。
特に、プレスリリースの内容を表すタイトルに力を入れましょう。タイトルの冒頭に注目を引くキーワードを組み込むことで、記者の関心を引くことができます。
ただし、注目を集めるために根拠のない情報を記載することは避けましょう。特に最上級表現は景品表示法違反などに該当する場合があるため、注意が必要です。
プレスリリースの執筆時には、テンプレートを使用するとわかりやすい内容になります。さらに業務効率も向上するため、ぜひ活用してみてください。
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