SFAの導入を検討しているマーケティング担当者の中には、以下のような悩みやニーズがあるのではないでしょうか。
- SFAがどういうものかわからない
- SFAの機能を知りたい
- 導入するメリットやデメリットを確認したい
SFAについて理解することで、自社に最適なツールを導入できるようになります。
この記事では、SFAとはどんなツールなのか解説していきます。この記事を読むことで、主な機能や導入するメリットについて理解できます。すると、導入に必要な知識を習得することができるでしょう。
SFAツールを活用したいご担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
SFAとは？
SFAとはどのようなツールなのでしょうか。SFAの基本や混同されやすい「CRM」や「MA」との違いについて解説します。
SFAとは
SFAとは「Sales Force Automation（セールスフォースオートメーション）」を略した言葉で、「営業支援システム」を意味します。つまり、「営業が抱える悩みを効率化するためのツール」と言い換えられるでしょう。
営業にはさまざまな業務があり、営業担当者はそのタスクの多さに頭を悩ませています。お客様との案件を進めるだけでなく、その進捗を上司に報告する必要があります。そための報告書の作成や、部署内で共有するために、Excelにデータを入力しなければなりません。
このようなときに、SFAツールが役立ちます。例えば、営業担当者が入力した情報を、上司はSFAツールを介してすぐに確認できるため、わざわざ報告書を作成しなくてもスムーズに情報共有ができます。データ入力においても、担当者が入力したデータを別の担当者がすぐに確認した上で更新するだけでよいので、無駄な作業を大幅に減らすことが可能になります。
このように、営業に関するさまざまな業務を1つのSFAシステムに集約することで、作業効率を大きく向上させることができるのです。
CRM導入のメリット・デメリットとは？MA、SFAとの違いも解説
1990年代から国内で普及しはじめたCRMですが、今でも重要なマーケティング手法として知られています。そもそもCRMとは何なのか、導入のメリット・デメリット、CRMツール選定時の注意点などを解説します。
SFAとCRMの違いとは？
SFAと比べられるツールにCRMというツールがあります。これらは似ているようで異なる特徴があります。それぞれの違いから、業務で果たせる役割について比較しながら見ていきましょう。
| SFA | CRM | |
|---|---|---|
| 役割 | 営業活動の効率化 | 顧客の育成 |
| 具体例 | ・受注数 ・売上の管理 ・営業プロセスの可視化 ・案件の進捗管理 ・商談内容の可視化 |
・顧客情報の管理 ・営業戦略の構築 ・顧客との関係の構築 |
CRMとは「Customer Relationship Management（カスタマーリレーションシップマネジメント）」といい、その頭文字を取って「CRM」と呼ばれています。日本語では「顧客関係管理」などといいます。
本記事で取り上げているSFAツールは、主に「営業活動を効率化させる役割」があります。それゆえに、SFAには営業に必要な活動をサポートする「受注数・売上の管理」や「営業プロセスの可視化」といった機能が主な装備となっているのです。
一方で、CRMは「顧客の育成（リードナーチャリング）」が主な役割です。そのため、CRMには「顧客情報の管理」や「営業戦略の構築」といった機能がメインになっているのです。また電話や商談によって「どんな話が持ち上がったのか」などといった「コミュニケーション履歴」も把握することができます。
このように、日々の業務をサポートするためのツールであるという共通点はあるものの、SFAは営業に関する情報、CRMは顧客に関する情報と、取り扱う情報に大きな違いがあるのです。
SFAとMAの違いとは？
SFA、CRMとよく比較されるツールに、MAというツールがあります。こちらも同じように日々の業務を助けるツールですが、活用方法に違いがあります。SFAの活用例と比較しながら見ていきましょう。
| SFA | MA | |
|---|---|---|
| 活用 | 営業活動の効率化 | 見込み顧客の獲得 |
| 具体例 | ・受注数・売上の管理 ・営業プロセスの可視化 ・案件の進捗管理 ・商談内容の可視化 |
・メールの配信 ・スコアリング ・営業担当者へフォロー |
MAとは「マーケティングの自動化」のことです。英語では「Marketing Automation（マーケティングオートメーション）」といい、頭文字をとって「MA」と呼ばれます。
SFAは「営業活動の効率化」が役割である一方で、MAは「見込み顧客を獲得する」ことが主な役割といえます。
例えば、MAツールの機能の代表格に「メール配信機能」があります。このメール配信の目的は、メルマガ登録などを促すことです。商品の購入には至っていないものの、何らかの興味や接点がある「見込み顧客」に対し、キャンペーン情報やサービス内容を積極的に知らせることで、さらに興味を持ってもらったり、実際の購入につなげやすくなったりという効果を期待できます。
メール配信というと、かつては、大量のユーザーに同じ内容のメールを配信するような手法が見られました。しかし、昨今のMAは顧客の「属性」に応じたアプローチができるという点で大きなメリットがあります。属性とは、顧客の地域や職業に関する情報などのことで、それらを数値化する「スコアリング」という機能で、顧客をランキング化することも可能です。
このように最新のMAという機能を利用すれば、属性やスコアリングした顧客ごとに、戦略的なメール配信を行うことができるため、メールの開封率アップや、CVRの向上などを叶えることができるでしょう。
メールマーケティングとは？効果とやり方、おすすめツールも紹介
SFAの主な機能とは？
SFAには主に5つの機能があります。
- 顧客管理機能
- 案件管理機能
- 行動管理機能
- 予実管理機能
- レポーティング機能
これらの機能について知ることで、より効率的にSFAを使うことができるでしょう。ここからは、それぞれの機能について解説します。
①顧客管理機能
SFAには、顧客に関する情報を一括管理する機能があります。具体的には、以下のような情報を管理することが可能です。
- 顧客の名前
- 顧客の役職
- 連絡先
- 企業情報
- 過去の商談履歴
- 問い合わせ内容
- 名刺情報
顧客管理機能により、顧客の名刺情報をSFAツール上で管理することが可能です。こうした情報をデータベース化することで、部署や支部を超えて、必要なタイミングで必要な情報にアクセスできるようになります。
顧客情報の管理は、CRMにも備わっている機能です。しかしSFAでは顧客情報を社内で共有することにより、案件と担当者の紐づけ管理ができたり、重複してセールスをするなどといったミスを防ぐことができます。
このように、SFAツールは営業担当者の日々の業務履歴や商談内容などを「見える化」できるため、業務の効率化だけでなく、営業スキルの底上げや顧客対応の平準化にも役立ちます。
②案件管理機能
案件管理機能を用いることで、営業担当者が抱えている各案件に関する情報を一元管理することができます。具体的に管理できる情報は以下です。
- 営業先企業
- 営業担当
- 提案商品・サービス
- 進捗状況
- 受注見込み
- 受注予定日
- 受注見込み額
案件管理は、見込み顧客からの問い合わせを受注につなげるためにも、適切に管理することが重要です。ツールを用いない従来の方法では、案件に関する情報は担当者しか知らないことも多く、担当者が不在の際に対応できなかったり、連絡ミスが発生したりすることがあります。
案件管理機能があれば、担当者以外とも営業案件の詳細情報をすぐに共有することが可能です。チームや他部署で案件の進捗を確認できるのはもちろん、社内に営業ノウハウを蓄積したり、過去の成功した商談を分析して最適なアプローチ方法を見つけることもできるでしょう。
このように、SFAの案件管理機能は、営業支援ツールの重要な機能のひとつといえます。
③行動管理機能
行動管理機能とは、営業担当者の営業活動を管理できる機能です。例えば、以下のような情報を管理することができます。
- テレアポのコール数
- アポイント数
- 訪問数
- 提案商材数
- 受注数
営業業務のプロセスにおけるさまざまな項目を数値化できる機能が、行動管理機能です。先ほどは案件ごとの管理機能でしたが、行動管理機能は「営業担当者」ごとの行動や結果をデータ化して管理できるため、営業担当者ごとの業績やスキルが見える化することができます。
仮に成績不振に見舞われた場合などに「どうして成約につながらないのか」といったボトルネックの発見に役立てたり、人事評価の資料としても役立てられるでしょう。
また、企業によっては社内でのコミュニケーションを活性化させるため、社内SNSを導入している場合があります。SFAによっては社内SNSと連携できる場合があり、取引先や案件情報を読みだすことも可能。その際、社内でアプローチ方法や案件に対する課題を共有し、フォローし合うことも可能になります。
④予実管理機能
予実管理機能とは、予算や実績、売上予想などを管理する機能のことです。
従来では、Excelや専用ソフトで予実管理を行うことがほとんどでした。しかし、担当者個人のやり方に依存してしまうために管理方法が異なるなど、他の担当者との共有が難しかったり、引き継ぎがスムーズにできなかったりするケースも見られます。
しかし、SFA上で予算などを管理すれば、営業担当者の案件ごとに受注金額の想定や月間売上の見通しなどがリアルタイムで共有できるようになります。フォーマットも共通しているため、他部署との共有や引継ぎにも困りません。また、蓄積されたデータから売上予測を行えるため、予測の精度も上がります。
⑤レポーティング機能
レポーティング機能を用いることで、営業活動に必要なレポート作成の精度が上がります。
顧客管理や案件管理などのデータを登録して蓄積していくことで、目的に応じた条件を設定して随時そのデータを抽出することが容易になります。また、SFAに蓄積したデータを集計・分析してグラフ化することもできるため、資料作成に費やす時間を大幅に削減することができるでしょう。
レポーティング機能は、従来の方法に比べて精度の高いレポートを作成できたり、資料作成時間の短縮も実現することができます。
SFAを導入することのメリット
ここまでSFAの主な機能について解説しました。ここでは、SFAを導入することで得られるメリットという視点で見ていきましょう。
SFAによって得られるメリットは3つあります。
- 営業活動の可視化
- 営業活動の標準化
- 営業活動の効率化
1つずつ解説します。
①営業活動の可視化
SFAによって、営業活動を可視化することができます。
日々の営業活動を情報として蓄積することで、「テレアポのコール数」や「アポイント数」など細かなプロセスを含む多様な営業データを効率的に保存できるようになります。
従来ではこうした情報はExcelなどを用いて管理する必要がありましたが、SFAによって担当者に余分な負担をかけずにデータを提示できるようになります。こうした情報を活用することで、最適な営業プロセスへと改善できるようになります。
また、データを活用することにより、マーケティング戦略を検討する際に役立つ情報の収集と分析がより精度が高いものになります。これによって、より的確に商機を見極めたり、的確な販売予測で無駄のない生産計画につながるでしょう。
②営業活動の標準化
SFAによって営業活動が標準化されるようになり、営業プロセスを明確化することにつながります。これにより、ナレッジやノウハウの共有が可能になり、社内全体の営業力の向上につながります。
さらに、もし担当者が異動や退職をしても、営業活動がSFAによって標準化することで、営業情報が社内に確実に蓄積させられます。会社としての営業面での損失を大きく回避することにつながるでしょう。
③営業活動の効率化
SFAによって、営業活動を効率化できることもメリットの一つです。
SFAには、PCやスマホからアクセスできるマルチデバイス対応の機能があります。そのため社内にいなくても出先からアクセスすることもできるのです。そのまま情報を入力できるため、場所や時間を問わずに入力作業ができます。
それによって営業活動の効率化が図れ、リソースを他の営業活動に割くことができるようになります。
また、これまで把握しにくかった担当者それぞれの営業プロセスを共有することで、改善の余地がある業務のやり方に対して、適切なアドバイスやフォローができます。会社全体としての業務の効率化も目指すことができるでしょう。
SFAを導入することのデメリットと対処法
SFAにはメリットが多い一方で、デメリットも存在します。
- 運用コストがかかる
- 入力業務に時間や手間がかかる
これらのデメリットについても、一緒に見ていきましょう。
①運用コストがかかる
SFAには、運用コストがかかるというデメリットがあります。
機能が充実しているツールやオプション機能をつけることで、便利度は高まりますが、コストが高くなっていきます。できるだけコストをかけずにSFAを利用するためには、導入前に自社の課題を洗い出しておき、以下のようなポイントで必要な機能を選別していくことが重要です。
- いま現在は必要ない機能を省く
- 安価でも、自社にとって使いやすいかどうかでツールを選ぶ
- 最小限の金額で自社に合うか試してから、本格導入する
このように、SFAツールを選ぶ際は、コストパフォーマンスという側面からも検討し、費用対効果を意識して運用していくことも大切になるでしょう。
②入力業務に時間や手間がかかる
SFAの運用が軌道に乗れば、さまざまな業務が効率化できます。ただ、SFAシステムの導入時には、紙の情報をSFAシステムに入力するといった「入力作業」が発生します。その際、システム自体にも慣れていないため、入力や操作に時間がかかってしまうでしょう。
ただし、SFAツールへのデータが蓄積されたり、入力や操作に慣れてくれば、確実に作業は簡単になります。また、SFAツールがもたらすさまざまなメリットを考えれば、SFAを導入した方が業務が効率化することは、ほぼ確実といえます。
導入の際には、社員の方々がスムーズに受け入れられるように、SFA導入後のメリットをしっかりと説明しておきましょう。また、導入時の入力作業や、慣れるまでの期間は、専用の人員をアサインするなど、会社全体としてサポートする姿勢が大切です。
SFAを導入する際の5つのポイント
SFAを導入する際は、5つのポイントを意識しましょう。
- KPIの設定と測定
- PDCAを回して改善する
- 自社の課題を整理しておく
- 導入目的を明確にする
- 他ツールとの互換性を意識する
目的意識をもってSFAを導入することで、導入後の効果が大きく高まります。それぞれのポイントについて見ていきましょう。
KPIの設定と測定
SFA導入の際は、初めにKPIの設定を行い、定期的に効果測定を行いましょう。KPIとは「Key Performance Indicator」の略語で、日本語で「重要業績評価指標」と訳します。一言でまとめると「企業全体の目標に対して、設定する中間目標」のことです。
SFAのメリットの一つは、数値化を中心に営業プロセスの「見える化」ができることです。設定しておいたKPI数値と、現時点で達成できている営業数値を比較できれば、データに基づいた営業活動ができます。そのため、KPI達成に向けた活動の指標となり、作業効率も向上するでしょう。
効果測定の際は、営業の仕事を細分化して、本当に営業がやるべき業務であるのか再確認することも大切です。「営業担当者がやるべき仕事」と「他部署に依頼できる仕事」に分類し、理想的な営業プロセスを再構築することで、営業担当者の負担を減らし、さらなる業務の効率化を図ることにつながります。
PDCAを回して改善する
SFA導入後はPDCAを回し、改善に努めましょう。SFAは意思決定のプロセスとして役立つだけでなく、組織ごとの仕組みに合わせて改善し続けることが重要です。KPIによって効果を測定しつつ、PDCAサイクルを回していくことで営業効率のアップ・売上の増加につながります。
より早く確実に成果を出したい場合は、SFAツールを提供している多くの企業が実施しているSFAツールの活用法の講義や、コンサルティングサービスを利用することについても検討してみましょう。社内にSFAツールの専門家を育成できれば、作業の効率化だけでなく、最短でPDCAを回すなどして、売上の向上にもつなげることができるでしょう。
自社の課題を整理しておく
SFAを導入する前に、自社の課題を整理しておきましょう。現在どんな課題があるのかを把握しないままツールを導入しても、課題解決につながりません。また、目的が曖昧なまま導入しても、現場の営業担当者にとっては必要のない機能だったり、うまく活用できないケースが考えられます。
まずは社内の中で、実際の営業現場に点在している課題を共有することが大切です。課題を全体で把握し、現場全体が目的意識を持ってSFAツールを導入できれば、作業効率化の先にある「売上の向上」といった会社全体の成功も見えてきます。
導入目的を明確にする
導入目的を明確にしておきましょう。SFAはさまざまな機能があるため、目的が曖昧になりやすいという側面があります。
自社にとってはどの機能を優先すべきなのか、現場にとって使いやすい最適なツールはどれなのか、という「現場」目線で選ぶことが重要です。
他ツールとの互換性を意識する
いま現在はSFAの導入を考えている段階でも、将来的に顧客の規模の拡大などによってCRMツールを導入することもあるでしょう。
多くのSFAは、CRMなどとの連携機能を持っていますが、どのCRMとも連携できるわけではありません。
将来的に導入するかもしれないツールや、現在メインで使っているツールとの互換性についても十分に検討した上で、SFAツールを導入しましょう。
おすすめSFAツール5選・徹底比較
最後に、おすすめのSFAツールを5つご紹介します。
| Salesforce（セールフォース） | Senses（センシーズ） | Hubspot（ハブスポット） | Sales Cloud（セールスクラウド） | kintone（キントーン） | |
|---|---|---|---|---|---|
| 強み | 様々なツールとAPI連携できる | おすすめアクション機能がある | 幅広い業務を効率化できる | 営業戦略を立てられる | サポート体制が充実している |
| 実績 | 日本を含む世界15万社以上が導入 | 契約継続率98％ | 約16万社に利用されている | PayPal社・IBM社等の大企業も利用 | 約2万社から利用されている |
| デメリット | 専任スタッフが必要 | 管理作業が増えてしまう | 機能が多いため使いこなすのが難しい | 画面開発の準備が必要 | 重複データが発生してしまう |
| 価格 | 1ユーザーあたり月額3,000円～ | 月額27,500円～ | 月額6,000円～ | 1ユーザーあたり月額3,000円～ | 1ユーザーあたり月額780円（税込）～ |
| こんな企業におすすめ | 運用体制を整えられる企業 | 戦略も含めて提案して欲しい企業 | さまざまな業務を効率化したい企業 | 本格的な戦略立案をしたい企業 | サポートを受けながら導入したい企業 |
それぞれのツールの違いを知ることで、自社に最適なツールを見つけられるでしょう。ここからは、それぞれのツールの特徴について解説していきます。
Salesforce（セールフォース）
出典：Salesforce
Salesforceは、クラウド型ソフトウェアを提供しているSalesforce社が開発したツールです。日本を含め世界で15万社以上にも導入されている実績があります。
| 強み | 様々なツールとAPI連携できる |
|---|---|
| 実績 | 日本を含む世界15万社以上が導入 |
| デメリット | 専任スタッフが必要 |
| 価格 | 1ユーザーあたり月額3,000円～ |
| こんな企業におすすめ | 運用体制を整えられる企業 |
Salesforceの強みは、様々なツールとAPI連携できることです。例えば、社内外コミュニケーションツールとして利用できる「Slack」とAPI連携することで、会議情報へのアクセスや更新がSlackから直接行うことができます。
ただし、Salesforceは機能が多く開発が必要になるため、専任スタッフが必要になるといったデメリットがあります。そのため、運用体制を整えられる企業におすすめのツールとなるでしょう。
Senses（センシーズ）
出典：Senses
Sensesは、東京都千代田区にある株式会社マツリカが運営する営業支援ツールです。契約継続率98％を誇っており、満足度の高いツールとなっています。
| 強み | おすすめアクション機能がある |
|---|---|
| 実績 | 契約継続率98％ |
| デメリット | 管理作業が増えてしまう |
| 価格 | 月額27,500円～ |
| こんな企業におすすめ | 戦略も含めて提案して欲しい企業 |
Sensesの強みは、人工知能AIによるおすすめアクション機能があることです。これは、AIによって過去の類似案件からどんなアクションを起こせば成約につながるのか、提案してくれる機能です。
こうした特徴から、戦略も含めて提案して欲しい企業に向いているツールだといえるでしょう。
ただし、機能が多いことから管理作業が増えてしまうといったデメリットも存在します。営業業務を必要なツールに一本化したい場合には向いているでしょう。
Hubspot（ハブスポット）
出典：Hubspot
Hubspotは、アメリカのHubSpot社が開発したクラウド型ソフトウェアです。日本を含め、世界120か国以上で15万8,000社以上に利用されています。
| 強み | 幅広い業務を効率化できる |
|---|---|
| 実績 | 約16万社に利用されている |
| デメリット | 機能が多いため使いこなすのが難しい |
| 価格 | 月額6,000円～ |
| こんな企業におすすめ | さまざまな業務を効率化したい企業 |
Hubspotの強みは、幅広い業務を効率化できることです。例えば、さまざまなアプリに登録されている顧客情報を収集し、重複データがないようクレンジングしたり、整理したりすることができます。また、ツール上でミーティング設定や見積作成を行うことも可能です。
ただし、機能が多いため使いこなすのが難しいというデメリットもあります。こうした特徴を含めると、業務が広範囲にわたっており、それを効率化したいといった企業に向いているでしょう。
Sales Cloud（セールスクラウド）
出典：Sales Cloud
Sales Cloudは、Salesforceから展開されているツールの一つです。営業支援が得意なAIが搭載されていて、業務の自動化とデータ活用ができます。
| 強み | 営業戦略を立てられる |
|---|---|
| 実績 | PayPal社・IBM社といった大企業も利用 |
| デメリット | 画面開発の準備が必要 |
| 価格 | 1ユーザーあたり月額3,000円～ |
| こんな企業におすすめ | 本格的な戦略立案をしたい企業 |
Sales Cloudの特徴は、営業戦略を立てられることです。収集したデータを元に、さまざまなチャネルでの顧客接点を利用した戦略を立てます。リアルタイムデータを用いるため、販売機会を逃しません。
こうした高度な機能がある一方で、画面開発の準備が必要であるといったデメリットもあります。ツールを使いこなすまでには、手間や時間がかかるでしょう。
これらの特徴を含めると、時間やコストをかけても本格的な戦略立案をしたい企業におすすめです。
kintone（キントーン）
出典：kintone
kintoneは、東京都中央区にあるサイボウズ株式会社が開発したツールです。国内を中心に、およそ2万社から利用されています。
| 強み | サポート体制が充実している |
|---|---|
| 実績 | 約2万社から利用されている |
| デメリット | 重複データが発生してしまう |
| 価格 | 1ユーザーあたり月額780円（税込）～ |
| こんな企業におすすめ | サポートを受けながら導入したい企業 |
kintoneの強みは、サポート体制が充実していることです。導入前にはサポートスタッフに相談することができます。また、海外で開発されたツールとは異なり、何か困りごとがあった場合でも日本人のスタッフによって対応してもらえます。
そのため、ツールの活用に自信がない方や、サポートを受けながら導入したい企業におすすめです。
ただし、重複データが発生してしまうといった声も一部で聞かれるため、使い方やデータの活用には、一定の注意と工夫が必要になるでしょう。
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SFAのメリットとデメリットを知り活用しよう
SFAの概要や導入のメリット、デメリットについて解説してきました。SFAを導入することで、営業活動に関する情報が共有され、見える化を進めることができます。これにより、情報を社内の資産として有効活用できるようになったり、より精度の高いマーケティング戦略立案につながります。その結果、営業活動の効率化はもちろん、最適な営業プロセスへと改善していくことができるでしょう。
SFA導入を失敗させないためには、メリットやデメリットについて知り、自社の業務や、環境、社員のITリテラシーなどに合わせたSFAツールを選ぶことが重要です。ここでのポイントを活かし、SFA導入を成功させましょう。
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