リモートワークをするためには、オンライン上で仕事を円滑に進めるツールが必要です。
しかし、リモートワークに必要なツールは種類が多く、どのツールを使えばいいのかわからないと思っている方も多いのではないでしょうか。
この記事ではリモートワークに必要なITツール7種類と21のサービスをまとめました。ITツールの種類ごとに3つずつおすすめのサービスを紹介しています。
実際にツールを変更するだけで、生産性が高まることもあるでしょう。既に導入しているツールから変更する場合も参考にしてみてください。
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目次
リモートワークで必要になるツール7種類
リモートワークで必要になるツールは以下の7種類です。
- Web会議ツール
- ビジネスチャットツール
- 勤怠管理ツール
- プロジェクト管理ツール
- ナレッジ共有ツール
- オンラインストレージ
- バーチャルオフィスツール
それぞれのツールが欠かせない理由を解説します。
Web会議ツール
Web会議システムは、オンラインでビデオ通話をしながら、画面共有やチャットのやりとり、録画などが行えるツールです。代表的なツールにZoomやGoogle Meetなどがあります。
Web会議ツールは、PCやスマホなどのデジタルデバイスとインターネット環境さえあれば、いつでもどこでも会議に参加できます。そのため、リモートワークでオフィスに出社しなくても、社員はこれを使うことで自宅やコワーキングルームなどから社内MTGをしたり、クライアントとの商談をしたりすることが可能です。
ビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールは、チャットでコミュニケーションが行えるツールです。代表的なツールに、SlackやChatworkなどがあります。
ビジネスチャットツールは、プロジェクトごとにグループを作れたり、個人間のやりとりができたりと、リモートワークには欠かせないツールです。またファイルの共有なども行えて、とても便利です。
従来では、メールでコミュニケーションをとるのが基本でしたが、現在ではチャットツールを利用することが一般的になりました。
勤怠管理システム
リモートワークにおいて、勤怠状況の把握はしづらいです。そのためリモートワークに対応した勤怠管理システムが必要になります。
勤怠管理システムを導入すれば、出勤時刻や退勤時刻など把握できることはもちろんのこと、会社で決められた勤務体系や就業規則の設定も行えます。代表的なツールは、ジョブカン勤怠管理やjinjer勤怠などです。
リモートワークに対応した勤怠管理システムを導入しましょう。
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールは、リモートワークが定着する前からよく使われているツールです。リモートワーク下では、より進捗状況の共有が重要といえます。代表的なツールは、AsanaやBacklogなどです。
プロジェクトやタスクの優先順位を可視化したり個々人の進捗状況を共有したりすることで、作業効率の向上につながります。複数人でプロジェクト状況を確認できるため、タスクの漏れをなくすことにもつながるでしょう。
ナレッジ共有ツール
ナレッジ共有ツールは、ナレッジの共有や蓄積、管理などを行うツールです。ナレッジ共有は、ツールを使わなくてもドキュメント化するなどして共有することは可能です。しかし、そのドキュメント化の作業やデータベースで一元管理するのは、ナレッジが蓄積すればするほど、管理が難しくなり、工数もかかってしまいます。
そこでナレッジ共有ツールがあれば、ドキュメント化やデータベースで一元管理できるため、効率よく共有・管理が可能です。代表的なツールに、NotePMやScrapboxなどがあります。社内のナレッジ共有を効率化したい場合は、ナレッジ共有ツールを検討してみましょう。
オンラインストレージ
オンラインストレージは、クラウド上にファイルなどのデータを保管して、必要なメンバーが自由にアクセスできるツールです。
代表的なツールはDropboxなどです。必要なデータを一元管理できるため、共有する工数を削減して、情報共有を効率化できます。
特にリモートワークなどで、複数の拠点にいるメンバー同士で利用する場合は、オンラインストレージは必要不可欠です。
バーチャルオフィスツール
バーチャルオフィスツールとは、オンライン上の仮想空間にログインしているメンバーが気軽にコミュニケーションを取れるツールです。代表的なツールはoViceなどです。
仮想空間上にオフィスを再現して、リモートワークでも会社に出社しているような感覚で仕事ができるようにしている企業もあります。
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リモートワークに最適なWeb会議システム
リモートワークに最適なWeb会議システムは、以下の3つです。
- Zoom
- Microsoft Teams
- Google Meet
一般的によく利用されているWeb会議システムを選定しました。外部企業とのやりとりでWeb会議を行う場合も、上記3つのどれかを導入していればスムーズに対応できるでしょう。
Web会議システムに関しては、社内で利用するものは1つに限定して問題ありませんが、社外の方と利用する場合は、違うツールを利用することもあるでしょう。一つずつ詳細を紹介します。
Zoom
Zoomは、どのようなデジタルデバイスでも、いつでも、どこでもWeb会議を行えるクラウドサービスです。特徴は、高品質な映像と音声でコミュニケーションを取れることです。
無料でも利用できますが、40分までの時間制限が設けられています。そのためビジネス利用する場合は有料プランへのアップグレードが推奨されます。
有料プランは、月額払いで2,125円からです。有料プランにすると、1対1の会議時間が無制限になったり、グループ会議も最大24時間行えたりします。
Microsoft Teams
Teamsは、Microsoftが提供するグループウェアです。Web会議だけではなく、ファイルやスケジュール管理、チャットなども行えます。
Microsoftの提供するサービスと連携も行えるため、日本の企業はTeamsを導入している企業が多いでしょう。
無料版も用意されていますが、いくつかの外部サービスとの連携が行えなかったり、会議の予定調整機能が利用できなかったりします。
有料版は1ユーザーあたり430円からです。最大300人のグループ会議も行えます。さらに上位プランでは、会議のレコーディングや文字起こしなども利用できます。
Google Meet
Google Meetは、Googleアカウントがあれば誰でも利用できるビデオ会議ツールです。参加者の上限は100名まで、最長60分の会議であれば無料で利用できます。
有料版であれば、Google Workspaceを契約するとGoogle Meetに限らず、Googleのさまざまなサービスが利用できます。
費用は1ユーザー当たり1,360円のプランがおすすめです。150人まで参加可能なビデオ会議やその録画を行うことができます。
Google Wordkspaceを利用している企業は、Google MeetでWeb会議を行ってもいいかもしれません。
Google Workspaceの詳細はこちらから
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リモートワークに最適なビジネスチャットツール
リモートワークに最適なビジネスチャットツールは、以下の3つです。
- Slack
- Chatwork
- LINE WORKS
一般的によく利用されているビジネスチャットツールを選定しました。外部企業とのやりとりでチャットツールを利用する場合も、おおよそこの3つを使えれば問題ないでしょう。一つずつ紹介します。
Slack
Slackは、多くの企業で使われているビジネス向けチャットツールです。チャット機能はもちろんのこと、ファイル管理や検索機能も備えているため、使い勝手のよいサービスです。
特に1対1のDMやグループチャット、ハドルミーティング、ビデオ会議など、さまざまな状況に応じたコミュニケーションが行えます。
基本的な機能自体はフリープランで問題ないでしょう。ただ、無料版では90日を経過した過去のメッセージは見れなくなってしまいます。有料版にすると、メッセージ履歴へのアクセスが無制限になるため、過去のやり取りを参照しやすく、会話の履歴を他のドキュメントに移したりという作業も省けます。1ユーザーあたり月額925円からです。
Chatwork
ChatworkもSlack同様に、多くの国内企業に利用されているビジネスチャットツールです。Slackは米国企業が提供しているのに対して、Chatworkは国産チャットツールとなっています。
グループチャットはもちろんのこと、ファイルのアップロードやタスク管理などに対応しています。
無料プランでは上記の基本的な機能が利用でき、直近40日以内・5,000件のメッセージまでさかのぼって確認できます。ユーザー登録数の上限をなしにしたり、閲覧期限をなしにしたりしたい場合は、有料プランにアップグレードしましょう。1ユーザーあたり月額600円のビジネスプランを契約すれば、無制限にチャットを作成できます。
LINE WORKS
LINE WORKSは、LINEの使いやすさをそのままに仕事で活用しやすくしたビジネスチャットです。
普段利用しているLINEの機能に加えて、掲示板やカレンダー、タスク、アンケートなどの機能が利用できます。LINEの操作感に慣れている方であれば、とても使い勝手のよいサービスといえるでしょう。
ユーザー登録数100人まではフリープランで利用できて、有料プランは450円から利用できます。有料プランにアップグレードすると、ユーザー数が無制限になったり、ビデオ通話が同時に200人まで行えたりするようになります。
リモートワークに最適な勤怠管理システム
リモートワークに最適な勤怠管理システムは、以下の3つです。
- ジョブカン勤怠管理
- jinjer勤怠
- TeamSpirit
一般的によく利用されている勤怠管理システムを選定しました。企業規模によっておすすめのツールは異なるので、特徴を一つずつ見ていきましょう。
ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理は、クラウド型の勤怠管理システムです。さまざまな勤務体系に対応しており、業界No.1の勤怠システムです。
ICカードや指静脈認証の打刻やGPS、LINE、Slack打刻などが行えたり、高いカスタマイズ性があったりすることが特徴です。
初期費用は無料で、機能が増えるごとに1ユーザーあたりの金額が月額200円から100円ずつ増えていく仕組みとなっています。
jinjer勤怠
jinjer勤怠は、社員の労働時間の集計やシフト管理など、勤怠管理業務に必要な機能がすべてそろった勤怠管理システムです。
さまざまな業界や働き方にもフィットした勤怠管理を実現し、システムの定着率のために担当者付きのサポートがあります。
従業員データーベースは無料で利用が可能です。有料プランは1ユーザーあたり月額300円からとなっており、勤怠や人事労務などから利用したいサービスを選ぶことができます。
TeamSpirit
TeamSpiritは、勤怠管理のみならず工数管理や経費精算、電子稟議など全従業員が日常的に使う機能を一つにまとめたツールです。
特に集計や管理、レポート作業などを自動で行い、最新の法令や働き方に対応しているため、効率化アップのサポートをしてくれます。
費用は従業員一人あたり月額600円からとなっています。初期費用は150,000円です。
リモートワークに最適なプロジェクト管理ツール
リモートワークに最適なプロジェクト管理ツールは、以下の3つです。
- Asana
- Wrike
- Backlog
数多くの企業で採用されているプロジェクト管理ツールを選定しました。プロジェクト管理ツールなしに、リモートワークでプロジェクトを推進するのは難しいです。いつ誰がどのような作業を行っているのか、一覧で確認できるようにしましょう。
タスク管理ツール25選！個人、チーム向けからおすすめ厳選
Asana
Asanaは、プロジェクトとタスクを一元管理できるプロジェクト管理ツールです。メンバーごとの進行状況やタスク、期限などをひと目で理解できます。全世界190カ国、93,000社以上の導入実績を誇るサービスです。
無料で利用でき、タスクやプロジェクトなど、個人で抱えるタスクを管理するのに適しています。チームで運用する場合は有料プランがおすすめです。1ユーザーあたり1,200円から利用可能です。
Wrike
Wrikeは、プロジェクト管理ツールの中で、情報の「見える化」に特化したサービスです。ボードやグラフ、レポートとしてプロジェクトをさまざまな角度から確認できます。
Microsoft TeamsやSlack、Google Workspace、Salesforceなど、さまざまなツールと連携することも可能です。
タスク管理を一元化するだけなら無料で使えます。ガントチャートを作成したり、プロジェクト管理の数を上限なく利用したいといった場合は、有料版へアップグレードしましょう。料金や機能はプランごとに異なりますが、1ユーザーあたり月額9.8ドルからです。
Backlog
Backlogは、Web制作やソフトウェア開発、広告代理店などでよく使われるタスク・プロジェクト管理ツールです。
ガントチャートやマイルストーンで作業進捗などをひと目で確認できるため、進捗管理がしやすいです。
ガントチャートの作成は、有料プランとなり月額17,600円から利用可能です。ユーザー数も無制限のため、ユーザーごとに課金もされません。
リモートワークに最適なナレッジ共有ツール
リモートワークに最適なナレッジ共有ツールは、以下の3つです。
- NotePM
- Coonfluence
- Scrapbox
ナレッジの蓄積や共有のしやすいツールを選定しました。ナレッジ共有ツールで情報が一元管理できると、属人化していたナレッジの蓄積が会社全体の資産となります。一つずつ詳細を紹介します。
NotePM
NotePMは、ウィキペディアのように、社員が情報を書き込むことで、社内で知りたいことを検索して見つけられるナレッジ共有ツールです。
マニュアル作成とナレッジ管理ができ、NotePM内でマニュアルを作成することで、作り方を統一できます。料金は月額4,800円でユーザー数8人まで80GB利用できます。
Confluence
Confluenceは、社内のナレッジやノウハウを一元管理できるツールです。社内Wikiの作成から、ドキュメントを作成してマニュアルなどを蓄積できます。
またConfluenceの運営会社が提供しているJiraと連携が可能です。Jiraは、プロジェクト管理ツールのため、ナレッジとタスク管理を同時に行えます。
無料プランでは2GBの容量で10ユーザーまで利用可能です。有料プランは、利用ユーザーが増えるほど一人あたりの料金が安くなります。
Scrapbox
Scrapboxは、マニュアルや企画書、アイデアなどを手軽に管理できるナレッジ共有ツールです。
蓄積された情報を検索しやすく、さらにページ間リンク機能で、フォルダの構成や整理に頭を悩ませることなく利用できます。公開プロジェクトは制限なしに無料で利用可能です。
有料プランは主にビジネス利用となります。1ユーザーあたり月額1,100円です。
リモートワークに最適なオンラインストレージ
リモートワークに最適なオンラインストレージサービスは、以下の3つです。
- Dropbox
- Box
- Google drive
代表的なオンラインストレージのサービスを選定しました。複数デバイスを利用していてもデータ共有ができるため、リモートワークには欠かせません。一つずつ詳細を紹介します。
Dropbox
Dropboxは、全世界で7億人以上が使う世界的なオンラインストレージのサービスです。
フォルダにドラッグ＆ドロップするだけで、クラウド上にデータを保存・共有することができます。
複数人で利用する場合は、法人向けプランで月額1,500円のStandardプラン以上がおすすめです。
Box
Boxは、法人向けオンラインストレージのサービスです。世界中で10万社以上、国内では1万社以上の導入実績があります。
100種類以上の拡張子がプレビューでき、また世界のトップ企業が認めるセキュリティの高さが特徴です。
ビジネス向けプランでは1ユーザーあたり月額1,881円から利用できます。ファイルアップロード上限は5GB、1500以上の外部アプリケーションと統合可能です。
Google drive
Google driveは、複数人への共有・共同編集が行えるオンラインストレージです。Google Workspaceというサービスに組み込まれています。
無料版でも15GBまで利用可能です。
Google WorkspaceのBussiness Standardプランにすると、一人あたり月額1,360円で、容量は2TBまで利用できます。
リモートワークに最適なバーチャルオフィスツール
リモートワークに最適なバーチャルオフィスツールは、以下の3つです。
- oVice
- Gather
- RISA
リモートワークで注目されているバーチャルオフィスツールをセレクトしました。バーチャルオフィスは、サービスによっては「メタバースオフィス」と呼ばれることもあります。
こうしたツールを活用することで、オフィスに出勤しているようにコミュニケーションが取りやすくなるでしょう。一つずつ詳細を紹介します。
oVice
oVice（オヴィス）は、多様な働き方を実現するバーチャルオフィスサービスです。
オンライン上のスペースに集まり、メンバーとコミュニケーションを取ることができます。メンバーと近づくだけで会話ができたり、会議が行えたりします。
ログイン状況がひと目で確認できるため、出社状況や業務状態を見える化できます。
チーム利用は月額4,950円からです。こちらのBasicプランは推奨人数10名、最大接続人数が50名となっています。
Gather
Gatherは、レトロゲーム風の見た目が特徴のメタバースオフィスサービスです。アバターを作成することも可能です。ビデオ通話やチャットなど、バーチャルオフィスサービスに基本的な機能が実装されています。
無料プランは、最大人数25人まで利用できます。有料プランは同時接続人数を500人まで増やすことが可能です。
RISA
RISAは、オフィスでのコミュニケーション体験をオンラインで提供するメタバースオフィスです。
直感的に使いやすいUIを実装しており、アバター作成やオフィス作成などを行えます。ステータスがひと目で確認できるため、コミュニケーションが取りやすくなっています。
料金は最安のスモールプランにすると、月額4,000円で同時接続が5人まで可能です。無料体験も用意されています。
リモートワークに最適なツールを選ぶときの注意点
リモートワークに最適なツールは、便利だからと何でも採用してしまうと、利用するメンバーの混乱を招いてしまいます。また、活用しきれない可能性もあるでしょう。
ツールの導入を検討する際は、以下の3点に留意しましょう。
- 自社に必要な機能を明確にして選ぶ
- 高頻度でツールを変更しない
- 開発体制の整っている会社かどうか確認する
一つずつ紹介します。
自社に必要な機能を明確にして選ぶ
リモートワークツールは、自社に必要な機能か明確にしたうえで選びましょう。多機能なサービスがたくさん存在するため、例えば2つのサービスを契約しなくても、1つのサービスでまかなえるというケースもありえます。
自社が現状のリモートワークにおいて何が課題なのかを洗い出し、さらに予算を投じる必要があるのかどうかを検討したうえで導入を検討しましょう。
高頻度でツールを変更しない
リモートワークツールを導入するとき、高頻度でツールを変更することは避け、十分に検討したうえでツールを採用するようにしましょう。
特に業務で使用頻度の高いツールを高頻度で変更されてしまうと、社内から不満が出てしまいます。
例えば、複雑なプロジェクト管理ツールに慣れてきたころに、また別のプロジェクト管理ツールに変更されてしまうことなどです。十分にツールを検討してからツールを導入しましょう。
開発体制の整っている会社かどうか確認する
リモートワークツールを選ぶとき、サービスを提供している会社の開発体制が整っているかどうかを確認しましょう。
新サービスで魅力的だったとしても、途中でサービスが終了してしまう可能性もゼロではありません。その場合、別サービスを利用すれば基本的には問題ないですが、ツールの移行作業に工数を割く必要が出てきます。データの移行漏れも発生しかねないため、できるだけ安心なツールを導入できるよう、事前のリサーチをしっかり行いましょう。
ツールを活用して、リモートワークの生産性を高めよう
リモートワークに最適なITツール7種類とサービス21個を紹介しました。どのツールも非常に便利なため、うまく使いこなせれば、業務の効率化につながるでしょう。
Web会議ツールをはじめ、オンラインストレージツール、ナレッジ共有ツールと、リモートワークの定着に伴ってさまざまなツールが提供されています。無料で使用できるツールも多いため、導入の障壁も低いといえるでしょう。
社員の働きやすさを考慮して、リモートワークの導入を検討している企業や、リモートワークの配分を増やそうと考えている企業、フルリモートに切り替えようとしている企業などの担当者の方は、ぜひ導入を検討してみてください。
なお、ツールではありませんが、バーチャルオフィスをお探しの方は、渋谷店・広島店の2拠点で起業家・フリーランスの方にとって役立つサービスを圧倒的な低価格で提供していますので、バーチャルオフィス1も併せてご確認してみて下さい。
現状リモートワークで使用しているツールの見直しにも役立ててみてください。
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