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最終更新日: 2022.07.19

バーチャルオフィスツール比較14選!導入メリットと失敗しない選び方

バーチャルオフィスツール比較14選!導入メリットと失敗しない選び方

バーチャルオフィスツールとは、オンライン上の仮想空間でリモートワークができるようにするツールのこと。本記事ではバーチャルオフィスツールの特徴やメリット・デメリットを解説するとともに、おすすめのツールや選び方も紹介します。この記事を読めば、あなたに合ったバーチャルオフィスツールが導入でき、業務の効率化を図ることができるでしょう。

バーチャルオフィスツールの導入におけるメリット

バーチャルオフィスツールの導入におけるメリット

ここでは、バーチャルオフィスツールとはどのようなものなのか導入のきっかけやメリットを紹介しながら、特徴について解説します。会社に導入することで何ができるのかを把握し、そのうえで本当に必要かどうかを検討してみてください。

会議・離席・休憩中など社員の状況がわかりやすい

バーチャルオフィスツールのほとんどは、会議や離席、休息中などといった社員の状況がわかる機能が搭載されています。そのため、一緒に働いているメンバーがどこで何をしているのか明確にできるのが魅力です。その特徴を活用すれば、実際のオフィスのようにコミュニケーションがとりやすい環境を作れるようになるでしょう。

また業務中や会議中にステータスを表示させることによって、出社時と同じような緊張感を持ちながら仕事に臨めるようになります。今までのリモートワークでは、ビデオチャット以外の業務で、それぞれの社員がどのような業務をしているのか見えづらいところがありました。

そこで、コミュニケーションを取りながら仕事ができる環境を作ろうと開発されたのがバーチャルオフィスツールの始まりです。新型コロナウイルス感染症の広まりによって注目を集めることになり、今では新しい働き方として導入を進めている会社も少なくありません。

コミュニケーションが活発になる

社員の様子や話し合いがしやすくなったバーチャルオフィスツールの登場で、他の社員と一緒に働いていることを実感できるようになりました。そのため、オンライン上でのコミュニケーションも活発に行われるようになり、リモートワークによる孤独感の解消にも一役買っています。

今までは会議をする時に、ビデオ通話やチャットをつなげる限定的な使われ方をしていましたが、質問や相談も気軽に行えます。バーチャル上で相手の様子が分かるので、オンライン上でも気軽に会話が持てるのです。

さらにバーチャルオフィスツールによっては、顔を表示させることもできるため、意思疎通がよりしやすくなりました。また設定次第では最低限のコミュニケーションで業務を進める方法もあるので、会社や社員に合わせた使い方ができる柔軟性もメリットのひとつです。

必要だと思うときにコミュニケーションが取れるようになったため、連絡漏れや相談不足なども解消するきっかけとなりました。

適度な緊張感がうまれ、生産性の向上・業務効率化につながる

通常のオフィスとリモートワークの大きな違いは、やはり会社で仕事をするか、社外で仕事をするかという点にあります。社外で仕事をするとなると一緒に働いている社員の顔が見えないため、集中力が途切れやすく、仕事への熱意が散漫します。

リラックスして仕事をできるといった魅力ももちろんありますが、オンオフの切り替えができずに、業務効率が落ちるケースも少なくありません。本人は集中して仕事をしているつもりでも、人目がないとどうしても気が抜けてしまいます。

そこで、お互いがしっかりと仕事をしているかどうかチェックできるバーチャルオフィスツールの導入を行えば、緊張感を生み出すことが可能です。そのように仕事の進捗情報が周りに伝わる状態であれば、実際のオフィスで働く気持ちになって業務を効率的に進められるようになるでしょう。

さらにリモートワークをする際に、カメラを常にオンにして仕事をする会社もありますがそれをプレッシャーに感じる社員もいます。その点バーチャルオフィスツールはカメラをつながなくともお互いの様子が分かるので、人格権やプライベートを守ることも可能です。程よい緊張感をもって業務を進められれば、自ずと社員の生産性も高まっていくでしょう。

バーチャルオフィスツールの導入におけるデメリット

バーチャルオフィスツールの導入におけるデメリット

バーチャルオフィスツールの導入にはメリットだけでなく、デメリットとなりえる部分も存在します。導入前に準備をしておかなければ、余計なコストがかかったり、業務の効率を落としてしまったりすることになりかねないため、注意が必要です。

ツールの利用に慣れるまでに時間がかかる

バーチャルオフィスツールに限った話ではありませんが、新しいツールを導入するとなるとやはり操作に慣れるまで時間がかかります。会社の業務が忙しい時期に導入をしてしまうと、業務効率や生産性が落ちてしまうでしょう。 また、業務の進行状況や自身のステータスを可視化させることに強い抵抗感を持つ人もいるので、慎重に導入しなければなりません。

そのため大きな変化をもたらすものではなく、普段利用しているチャットツールや会議ツールと連携できるものを選ぶといいでしょう。少しずつバーチャルオフィスツールのやり方に慣れてもらって、会社に必要なものだと思ってもらえれば、社員も抵抗感なく対応できます。

またツールによっては無料で利用できるものや、トライアル版が用意されているものもあるので、社員に体験してもらうのもおすすめです。会社側にとっても、使い勝手の確認や会社に合っているかどうか確認できれば、導入後の失敗を防げるでしょう。

会社の意思だけでなく、タイミングや社員のモチベーションなども含めて検討しなければ、今後の業務に大きな支障をきたしてしまう恐れがあります。

ツールを利用することでPCへの負荷が大きくなる

バーチャルオフィスツールはアバターや仮想空間を利用することになるので、 PCにかかる負担が大きくなってしまいます。そのため、現在のPC環境で 問題なくツールを動かすことができるのか試用することが大切です。

また各個人のPCを用いて作業を行う場合、それぞれでスペックも異なってくるので、PCへ与える負荷が少ないツールを選びましょう。どれくらいの環境でバーチャルオフィスツールが動作するかは、公式サイトや問い合わせなどで調べられるため、確認をすることから始めてください。

どうしても心配な場合は、直接電話をして気になることを質問してみるといいでしょう。また、スペックに問題がなくても、パソコンとの相性が悪い場合もあるので、そちらもチェックするようにしてください。

回線速度やデータ通信量に注意が必要

バーチャルオフィスツールの導入前から使っている、チャットツールや会議ツールなどを使用している場合、通信量が上がる可能性が高くなります。通信量の増加により費用が大きくかかってしまったり、許容量を超えて回線が重くなるかもしれません。

そのため社内だけでなく、メンバーの在宅時におけるネット接続環境を考慮する必要性が出てきます。そのため、どれくらいの人が接続したらどの程度の通信量が必要になるのか調べておくようにしましょう。

また時間帯によって回線が重くなることもあるので、PCへの負荷を調べるときと同様にバーチャルオフィスツールの試用をおすすめします。回線速度次第では作業効率を落としてしまいかねないので、事前チェックが重要です。

導入費用や運用コストがかかる

バーチャルオフィスツールによっては無料で使えるものもありますが、ほとんどの場合、初期費用や月額費用などの運用コストが必要になります。初期費用や月額費用については利用人数によって左右されるので、希望する規模に合わせた予算を算出しておきましょう。

また大規模な契約を行う場合は、バーチャルオフィスツールを提供する会社との相談が必要になります。またアップデートや、機能の追加によって価格が変化する場合もあるため、価格やオプションなどの説明についても忘れずに確認を取っておきましょう。

見積もりがはっきりとしなかったり説明が曖昧な企業の場合は、導入を避けて他のバーチャルオフィスツールを検討してください。

おすすめのバーチャルオフィスツール13選

おすすめのバーチャルオフィスツール13選

ここからは、おすすめのバーチャルオフィスツールを紹介します。それぞれの内容やコストなどを比較して、どのようなツールがオフィスに合っているのか検討しながら、自社の業務に役立つツールを探してみてください。

Sococo(ソココ)

Sococo(ソココ)

Sococoはトリロジー・ジャパン株式会社が提供するバーチャルオフィスツールです。ひとつのオフィスを共有するのではなく、会社で働くときのように、フロアごとで仕事を進めたり会議をしたりできます。

また200種類以上のレイアウトからオフィスを選べるので、チームビルディングやイベント利用、社内研修などシーンに合わせて活用しましょう。さらにMicrosoft teamsやZoom、webex、Meetなどとの連帯も可能で、部屋に入るだけで誰でも参加できます。

ノック機能も搭載されているので、会議中に連絡しなければならないことがあっても失礼になることもありません。会社全体をバーチャル化して、フロアごとでコミュニケーションがとれる環境を作りたいという会社におすすめです。

Sococoは無料トライアルでお試しできるので、まずはそちらを使って問題がないか確認をしてみるといいでしょう。トライアル期間は3週間で、25名までの利用が可能です。契約を行う場合は10名利用で月額25,000円からとなっていますが、詳しい詳細については問い合わせが必要になります。

対応環境
Webブラウザ GoogleChrome
OS
  • Mac OS X
  • Windows (デスクトップアプリには要アドミニストレーター権限)
  • Linux (GoogleChrome対応の最新のディストリビューション)※デスクトップアプリの対応なし
モバイル
  • Android:Sococoのモバイルアプリは、Android 4.4 KitKat 以降を対象
  • Apple devices:Sococoモバイル用アプリは iOS 9 以降を対象

LIVEWORK(ライブワーク)

LIVEWORK(ライブワーク)

LIVEWORKは株式会社ライブリンクスが開発したツールです。ワーカービュー機能を使うことによって、PCカメラで自動撮影された写真が表示されるので、一緒に働く社員の存在を可視化できます。

他にもワンクリックで希望の相手と音声通話がつながる、インスタントトーク機能も搭載されているので、コミュニケーションも気軽に取れるでしょう。わざわざリモート会議を開きたくないというときにも、画面共有機能で作成中の資料にコメントを残してもらうといった使い方も可能です。

さらに絵文字やテキストでコミュニケーションをとることもできるので、映像をつなげなくても一体感を持った仕事ができます。90日間の無料トライアルも用意されているので、使いながら契約を検討するといいでしょう。

対応環境
Webブラウザ
  • GoogleChrome
  • Microsoft Edge
OS
  • Windows
  • Mac
モバイル 未対応

月額2,500円(税込)のライトや、月額5,500円(税込)のスタンダード、月額11,000円(税込)のプレミアムが用意されています。それぞれのプランによって音声通話時間や推奨人数も変化するので、詳しくはお問い合わせしてください。

oVice(オヴィス)

oVice(オヴィス)

oViceは自分のアバターを動かして、近くにいる相手と会話ができる機能が特徴の、oVice株式会社が提供するバーチャルオフィスツールです。アバターの近くにいる会話のみが聞こえるようになっているので、フロア全体に会話が流れるということはありません。

ある程度近づけば複数人と会話することも可能なので、バーチャルオフィスとして活用したりイベントスペースとして活用したりできます。また周辺の状況を視覚的に把握したり、200個以上の空間デザインプリセットと専門のデザインチームを選択したりすることが可能です。

オフィスやイベント以外にもコミュニティやスクールの活用もできるので、研修やオンライン飲み会など、学習やレクリエーションにも使えるでしょう。状況に応じてオンライン上で自ら動いて、簡単にコミュニケーションが取れる環境づくりに最適です。

2週間無料のトライアルも用意されているので、使い勝手を見てから導入を検討することをおすすめします。オンラインオフィススペースの利用には、1スペース最大200人で、月額2,2000円(税込)が必要になります。

対応環境
Webブラウザ
  • GoogleChrome
  • Brave

※3Mbps以上

OS
  • Windows
  • Mac
モバイル Android・AppleのGoogleChromeでの利用は可能だが、機能に制限あり

XR CLOUD

XR CLOUD

XR CLOUDは、monoAI technology株式会社(モノアイテクノロジー)が提供する、大人数で同時接続可能なバーチャル空間プラットフォームです。ゲーム業界向けのエンジン開発で培った、独自の「大規模VR空間共有技術」をベースにバーチャル空間を提供しており、10万人規模で同時接続・共有できることが最大の特徴です。
大規模な講演会や商談展示会などの活用はもちろんのこと、アバターを自由に動かし、音声会話やテキストチャットでのコミュニケーションも可能なため、交流会や教育関連など様々なイベント開催に適しています。アバターは、ビジネスシーンで利用できるスーツから、ラフな服装など様々な種類が用意されており、イベントに合わせた設定が出来るのも魅力の一つです。
また、マルチデバイス対応となっており、PCのみならずスマホやタブレット、VRデバイス等からの参加も可能なため、どこからでも手軽に参加することができます。
料金は、100名規模のイベントで550,000円(税別)〜となっており、その他プランについての詳細はお問い合わせください。

対応環境
Webブラウザ
  • GoogleChrome
  • Microsoft Edge
OS
  • Windows 10以上
  • mac OS 10.15以上
モバイル
  • iPhone(ios11以上)
  • Android
  • アプリ版の利用も可能

推奨環境の詳細はこちら

Remotty( リモティ)

Remotty( リモティ)

Remottyは、株式会社ソニックガーデンによる仮想オフィスが利用できるツールです。PCカメラを使った自動撮影機能を使用することで、仕事の話から雑談まで現実のオフィスのようなコミュニケーションを実現させます。

テレビ会議ボタンをクリックするだけで、ビデオ通話を交えた会議が行えるので、実際に顔を見ながらの作業ができます。また誰と誰が会話しているのかわかるため、社員の動きも簡単に把握できるでしょう。

さらに予定の共有もできるので、スケジュール管理にも役立ちます。そのため、ビデオ会議を開くタイミングも調整しやすく、チーム全体での作業もスムーズです。フロア全体の仕事を把握しながら、スムーズにビデオ会議を行いたいというときに便利なツールと言えるでしょう。

無料相談とトライアルも用意されているので、興味のある方は問い合わせてください。料金については、資料ダウンロードまたはお問い合わせが必要です。導入する際にもトライアル期間が設けられているので、自社に合っているかどうかしっかりと確認しましょう。

対応環境
Webブラウザ GoogleChromeの最新版
OS
  • Windows 10以上
  • mac OS 10.15 catalina以上
モバイル Android・Appleの両方で、アプリ版の利用が可能

RISA( リサ)

RISA( リサ)

RISAは株式会社OPSIONによって提供されている、メタバースを活用したリモートワークができるバーチャルオフィスツールです。3D空間を自由に移動できるアバターは、ステータス状態の表示で、現在の状態を相手に伝えられます。

目の前のアバターを持った人と直接会話することもできるため、オフィスで話しかけるような感覚で相談や提案をしてみましょう。またアバターの動きや効果音を使って表現ができるので、マイクを使わずにコミュニケーションを図ることも可能です。

操作性もシンプルで、カメラやマイクのオンオフ設定もワンクリックで行えます。全体的に難しい操作も必要としないので、パソコンがあまり得意じゃないという社員でも安心して使えるでしょう。

リモートワークの操作に時間をかけずに、手軽に相談や会議が行いたいときに便利なツールです。無料トライアルもあるので、導入前に操作性の確認をしておきましょう。費用については、最低契約期間6ヶ月で月額4,000円から利用可能ですが、契約内容や使用できる機能などについての詳細は問い合わせが必要です。

対応環境
Webブラウザ
  • 64Bit  Google Chrome
  • 64Bit  Microsoft Edge

※20Mbps以上

OS
  • Windows10
  • Mac
モバイル 未対応

FAMoffice(ファムオフィス)

FAMoffice(ファムオフィス)

FAMofficeは、富士ソフト株式会社の「あつまる、つながる、ひろがるオフィス」をコンセプトにしたバーチャルオフィスツールです。髪や肌、服の色を自由に選べるアバターを使って、コミュニケーションを取ることができます。

話したい相手をクリックするだけでビデオ通話を開始できたり、会議室に入室するだけで会議が開始されたりと、面倒な操作がほとんどありません。一言コメントできるつぶやき機能を使えば、意思疎通も楽しみながら業務にあたれます。

アバターやオフィスはシンプルなデザインとなっていますが、動作は軽いのでストレスなく使える気軽さも特徴的です。スピーディーにコミュニケーションを取りながら、オンライン上で円滑に業務を進めたいというときにおすすめのツールです。

32人のIDまでであれば、1ヶ月無料のトライアルが受けられるので、まずはそちらで使用感を確かめてみましょう。1IDにつき300円からの利用となっているため、低コストでの運用も可能です。

対応環境
Webブラウザ Google Chromeの最新版
※Download: 10Mbps以上
Upload: 5Mbps以上
OS Windows10
モバイル 未対応

NeWork ( ニュワーク)

NeWork ( ニュワーク)

NeWorkはNTTコミュニケーションズが提供する、会議URLやインストール不要のバーチャルオフィスツールです。ワンクリックで会話が始められる機能があるため、会議URLを用意する必要もなく、クラウド上でコミュニケーションを取ることが可能です。

またNTT グループが開発から運営までを行うサービスで、個人情報のデータは全て国内で保管されるため、セキュリティ面も安心して使えるでしょう。複数人で会話できるルーム通話はもちろん 1on1や会議の様子を外から聞くといったさまざまな使い方ができます。

最大20名で4ルームまでの利用可能な、Freeプランであれば基本機能がすべて無料で利用可能です。有料プランについては、最大50人までで14ルームとなる「Team50」の月額27,500円(税込)からの利用になります。

少人数でコストをかけずにツールを使いたいという方や、大手会社の安定したサービスを受けたいという方は、NeWorkがおすすめです。

対応環境
Webブラウザ Google Chromeの最新版
※Download: 2Mbps
Upload: 6Mbps以上
OS Windows 10以上
macOS 10.15以上
モバイル 10.2inch以上のiPadのみ対応でブラウザはSafari最新版推奨
※iPhoneおよびAndroid端末は推奨環境ではないが、モバイルアプリのリリース予定あり

roundz(ラウンズ)

roundz(ラウンズ)

roundzはラウンズ株式会社が提供する、音声のみのコミュニケーションに特化したバーチャルオフィスツールです。チームや個人、目的に合わせた複数のルームを作成して、キーボード上に割り当てられたボタンを押しながら、同ルームの社員と会話ができます。

同じルームにいるチームで画面を共有したり、ステータスを見て業務状況を確認したりできるため、仕事も効率的になるでしょう。カメラはないのでお互いの顔を見ることはできませんが、テレワークや監視される負担をかけずにすみます。また社外の人をゲスト招待したり ZoomやGoogle Chromeなどにも対応したり可能です。

費用については20名までの月額5,500円(税込)から利用できますが、デモ版も予約できるので、そちらを使ってみてから導入を検討した方がいいでしょう。150名までのプランは月額55,000円(税込)で、それ以上の大規模な契約をする場合は相談が必要になります。

どのプランを選んでも機能を制限されることはないので、契約する場合は会社の規模に合わせたプランを選びましょう。

対応環境
Webブラウザ
  • GoogleChrome
  • Microsoft Edge
OS
  • Windows
  • Mac
モバイル スマートフォン、タブレットから入室可能

Remo (リモ)

Remo (リモ)

Remoは懇親会やセミナー会議などのオンラインイベント向けに作られた、リモ・ジャパン合同会社のバーチャルオフィスツールです。オンライン会場のデザインを自由にアレンジすることが可能で、ブランドカラーや企業ロゴの追加、会場演出などこだわりのイベントが開催できます。

あらかじめテーブルやイスが配置されているレイアウトも用意されているので、慣れない内はそちらも利用してみるといいでしょう。さらに主催者アカウントの権限を付与することが可能であったり、主催者がいなくても同時に複数のイベントを開催したりできる柔軟性も持っています。

同時にイベントを開催していても、テーブル間やフロア間、イベント会場間も自由にゲストが行動できるので、展示会を開くこともできるでしょう。その他にもワークショップや会議、パネルトークなどにも活用できるので、大小問わずオンラインイベントを開く際はRemoがおすすめです。

無料で利用できる年間フリープランからの利用も可能で、イベント時間やゲスト数などに制限はかかりますが、お試しにぴったりでしょう。年間プランや定期プランも用意されているので、会社の規模や利用予定期間に合わせて選べます。

対応環境
Webブラウザ
  • Safari(Mac & iOSのみ)
  • GoogleChrome
  • Microsoft Edge (Windowsのみ)
OS
  • Windows
  • Mac
モバイル
  • iOS Safari or Chrome
  • Android Chrome

※一部機能制限付きで、タブレット( iPad含む)は未対応

Pesto (ペスト)

Pesto (ペスト)

PestoはPragliによって開発された、カメラを使わずにアバターを使用してコミュニケーションができるバーチャルオフィスツールです。WebRTCによりセキュリティも強化されていて、管理者には許可制御機能が設けられるなど、ビジネスで使える安全性を持っています。

また4型スクリーンシェアやHD動画にも対応しているため、ハイクオリティな動画共有をしたいという方も安心して使えるでしょう。またテキストチャットを用いればディスカッションやダイレクトメッセージなど、文字で話し合うことも可能です。その他にも資料の添付や絵文字、GIFなども使えるのでスムーズなコミュニケーションが取れます。

もちろん音声チャットをすることも可能なので、ルームを使って会議をすることに苦労することもありません。現在では無料で使えるようになっているので、まずはアカウントを作ってどのような機能があるのか調べてみましょう。しかし日本語には対応していないので、表示が全て英語になってしまう点には注意が必要です。

対応環境
Webブラウザ
  • GoogleChrome
  • Microsoft Edge
OS
  • Windows
  • Mac
モバイル
  • Android
  • iPhone

Oasis(オアシス)

Oasis(オアシス)

Oasisは社員の状況や存在をより視覚的に感じられるように、近い距離感での仕事を可能にする株式会社エクステンシブルのツールです。バーチャルオフィスの席に着くと、本当のオフィスにいるように周りの社員の会話が聞こえるようになっています。

自身が会話に参加することも自由にでき、ルームで区切って用途ごとに使い分けられるので、チームで集中した作業もできるでしょう。また勤怠管理のサポートも受けられるので 、長時間労働を避ける働き方改革にも役立つでしょう。

費用については初期費用は1フロアあたり33,000円(税抜き)となっています。さらに「ビデオプラン」は月額18,000円(税抜き)から、「ボイスプラン」は10,000円(税抜き)から利用可能です。5フロア以上の初期費用と、150ID以上の月額費用は問い合わせが必要となっているので、大規模な契約になる際は相談することから始めましょう。

2ヶ月限定のエントリープランを活用すれば、フロア数が2までで初期費用はかかりません。しかし、ビデオプランの「20IDまで:月額6,000円(税抜き)」と、「50IDまで:月額15,000円(税抜き)」のどちらかになります。

対応環境
Webブラウザ
  • GoogleChromeの最新版
  • Firefox
  • Microsoft Edge
  • safari
OS
  • Windows
  • Mac
  • Ubuntu
モバイル
  • スマートフォンブラウザ対応可

tandem(タンデム)

tandem(タンデム)

tandemは株式会社タンデムによって提供されている、Web会議に特化したバーチャルオフィスツールです。画面はコンパクトでチームメンバーの顔が小さくデスクトップに表示される形なので、じゃまにならないと同時に社員の存在を身近に感じられます。

またチームで活動しているメンバーが行っている、アプリを使った業務のチェックができるので、共同編集もスムーズになるでしょう。共同編集可能なアプリでなくても、何のアプリを使っているのか分かるので、作業の役割分担も簡単です。

共同編集が可能かどうかはアイコンで表示されるので、音声をつながなくても作業に移ることも難しくありません。しかし日本語版が用意されていないので、最初の設定に時間がかかるかもしれませんが、慣れてくればオンライン会議も効率よく進められるでしょう。

費用については1アクティブユーザーにつき月額$10となっているため、日本円に直すと1,243円ほどが月額費用になります。

対応環境
Webブラウザ
  • GoogleChrome
OS
  • Windows
  • Mac
  • Linax
モバイル
  • IOS
  • Android

Virbela(ヴァーベラ)

Virbela(ヴァーベラ)

Virbelaはメタバースの技術を使ったバーチャルオフィスツールの中で、著しい進化を見せている、株式会社ガイアリンクが開発したツールです。campusと呼ばれる仮想ワールドの中でアバターを使って歩き回りながら、他の参加者との交流ができます。

オフィススペースはもちろんセミナー会場も用意されているので、ビジネス用途での活用にも問題ありません。オフィススペースを活用した仕事の他にも、サッカー場で遊んだり、ボートで移動したりできるなどの「遊び」も取り入れられています。アバターのモーションも豊富に用意されているので、楽しみながら利用できるのも魅力のひとつです。

費用については月額$100からとなっているので、日本円に直すと月額で12,430円からの利用が可能です。無料空間も用意されているので、どのような雰囲気なのか一度試してみるといいでしょう。

対応環境
Webブラウザ Google Chromebook、Linux、Unixと互換性なし
OS
  • Windows10以上
  • macOS 10.14以上(Mojave [10.14]ユーザーを除く)
モバイル
  • 未対応

バーチャルオフィスツールの選び方

バーチャルオフィスツールの選び方

バーチャルオフィスツールを選ぶ際に押さえておきたいポイントを、大きく3つに分けて紹介します。選び方が悪いと作業が効率化できなくなるほか、生産性を下げるかもしれません。また業務に遅れが出れば、他社にも迷惑をかけることになるので、バーチャルオフィスツール選びは慎重に行いましょう。

ほかのツールとの連携機能があるか

会社で使っているツールや業務効率化などの連携機能がなければ、新しいツールの導入や更新が必要となるため、余計なコストがかかってしまいます。そのためバーチャルオフィスツールを選ぶときは、使いたいツールと対応しているかどうか確かめておくことが大切です。

たとえば、オンライン会議にZoomを使いたいのに、対応していないバーチャルオフィスツールを選べば、その試みは無駄になります。またバーチャルオフィスツールは他のツールと連携することによって作業効率を高められます。

そのため、どのツールと連携できるかどうかは導入を検討する際の重要なポイントです。現在あるツールで足りるのか、他にどのようなツールが使いたいのかなども導入前に判断しておきましょう。使いたいツールが分かっていれば、バーチャルオフィスツール選びもスムーズになります。

導入のきっかけとなった目的を達成できるか

バーチャルオフィスツールを導入する前に、改めて導入するきっかけとなった目的を達成できるかどうかの確認も忘れずに行いましょう。たとえばスケジュール管理やガントチャートを重視したいのか、タスク管理や勤怠管理などを行いたいのかなどの目的をはっきりさせることが肝心です。

求めていることが達成できないと、他のツールで補う手間がかかってしまいます。そうなってしまうと無駄なコストがかかったり、作業が増えてしまったりするでしょう。

そのようなことを避けるためにも、さまざまなバーチャルオフィスツールを比較して、目的がより達成できるものを選びましょう。また機能が多すぎても使い切れずコストがかかってしまうこともあるので、いらない機能もはっきりとさせておくと、コストダウンにつながります。

実際にテスト導入を行う

いくら求めている機能が搭載されていたり、PCのスペックに問題が無かったりしたとしても、導入後にしっかり動作してくれるとは限りません。回線や時間帯、会社や個人が使用しているパソコンなどによって、うまく動作しないこともあります。

そのため、テスト導入を行った方がいいでしょう。導入前で例え問題があったとしても、環境を整えたり、他のツールの導入を検討したりできるので、動作確認は必ずしておきたい作業のひとつです。テスト導入をして業務の相性や操作性に問題がなければ、バーチャルオフィスツールのメリットを最大限活かせるようになるでしょう。

もし導入後に何かしらのエラーがあった場合は、提供会社に問い合わせを行って速やかに対処してもらうようにしてください。

バーチャルオフィスツールのまとめ

バーチャルオフィスツールのまとめ

バーチャルオフィスツールは、仮想空間を活用した業務の効率化や、コミュニケーションを活性化させられる働き方を生み出しました。しかし会社の目的に合っていなかったり、欲しい機能が搭載されていなかったりすると、メリットを活かすこともできなくなってしまいます。

また回線速度やPCにかかる負担などの問題点をクリアできるものでなければ、業務が非効率になり、生産性も落ちてしまうでしょう。そのため、導入を検討している会社や社員にマッチしているのか確認したうえで、選ぶことが大切です。

さらにバーチャルオフィスツールにもさまざまな種類があるので、費用や機能、強みなどを比較してより業務に効果をもたらすツールを探しましょう。リモートワークがうまくいかないという時は、新しい方法としてバーチャルオフィスツールの導入がおすすめです。

監修者紹介

石田 哲也

石田 哲也

取締役CMO

Twitter:@te2319
株式会社ニュートラルワークス 取締役CMO。1984年生まれ。高校卒業後にISD株式会社にて起業。株式会社オプトにてWebマーケティングを学び、株式会社メタップスなど複数のベンチャー企業にて事業立ち上げを経験。前職はワンダープラネット株式会社にてゲームプロデューサーとしてスマホアプリゲームの制作に従事。2018年に地元の神奈川へ戻り、ニュートラルワークスにジョイン。SEO/Web広告運用/サイト分析・改善など、Webサイトの運用改善~ゲームアプリ制作や数十万フォロワーのSNSアカウントの運用経験などWebビジネス全般を守備範囲とする。

■経歴
2003年 ISD株式会社/起業
2009年 株式会社オプト/SEMコンサルタント
2011年 株式会社メタップス/シニアディレクター
2013年 ライブエイド株式会社/執行役
2016年 ワンダープラネット株式会社/プロデューサー・BizDev
2018年 株式会社ニュートラルワークス/取締役CMO

■得意領域
Webサイト改善
SEO対策
コンテンツマーケティング
リスティング広告

■保有資格
Google アナリティクス認定資格(GAIQ)
Google 広告検索認定資格
Google 広告ディスプレイ認定資格
Google 広告モバイル認定資格