プロジェクト管理ツールとは、タスクや工程の管理・情報共有などをおこないながらプロジェクトを完遂させる、さまざまな機能を持つツールのことです。
手動で管理すると、入力ミスやタスク管理ミスなど、人為的なミスによる作業の遅れが生じてしまいます。これらのミスをなくすためにも、ぜひプロジェクト管理ツールを活用しましょう。
この記事では、プロジェクト管理ツールの基本概要からメリットや選び方、おすすめのツールまで紹介しています。ぜひ最後までお読みいただき、導入の参考にしてください。
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目次
プロジェクト管理ツールとは
このプロジェクト管理ツールは、タスクの進捗状況や工程表の管理など、プロジェクトの作業を円滑に進めるための、さまざまな機能を持っています。
プロジェクト管理ツールを使わずに、エクセルやGoogleスプレットシートなどで管理するケースも多いですが、ツールを導入することで、手間をかけずに効率的なプロジェクト管理が可能です。
例えば、複数のプロジェクトを管理しているとタスクや工程も多数あるため、混合しないように注意を払わなければなりません。
さらにチーム人数が増えたり、新たな情報の共有が続々追加されたりするなど、管理が大変です。1つのミスがその後の工程に影響してしまうかもしれないため、なかなか気が抜けません。
そこで、プロジェクト管理ツールを導入し、プロジェクト毎に管理しましょう。情報共有も簡単なので、管理側の負担も減らせます。
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プロジェクト管理ツールを活用するメリット
プロジェクト管理ツールを活用するメリットを以下の3点に分けて解説します。
- プロジェクトの管理が効率的に進む
- プロジェクトの進捗や状況が可視化できる
- チーム内でのやり取りや情報共有が容易になる
プロジェクトの管理が効率的に進む
プロジェクト管理ツールは、いくつか設定するだけで自動的に管理表が作成されるため、手間がかかりません。
手作業で管理表を作成する時と比べて、簡単でなおかつ直感的に操作できるため、画面の案内に従って入力するだけでのタスク管理が可能です。PC操作に不慣れな人も扱いやすいメリットがあります。
またプロジェクトが「現在どこまで進んでいるのか」「誰がおこなっているのか」などの進捗状況も、ツール上で一目瞭然です。入力漏れやタスク遅れが発生しても、すぐに表示されるため、チーム内ですぐに共有できます。プロジェクトの遅延を防げるのもメリットです。
プロジェクトの進捗や状況が可視化できる
プロジェクト管理ツールは、進捗状況がガントチャートで可視化されるため、プロジェクトがどこまで進んでいるのかを分かりやすく把握できるでしょう。
例えば、Webメディアのコンテンツ制作を外部ライターに発注し、ツールで管理しているとします。
プロジェクト工程を「発注」「作業」「確認」「公開」に分けて用意し、ライターが執筆を終えて、工程表を「確認」に進めて、社内の確認作業のちに、公開作業に移ります。この時にアラートを設定しておけば、すぐに確認作業に取り掛かれます。
このようにタスクを視覚化することで、タスク漏れやタスク遅れを防ぎます。
チーム内でのやり取りや情報共有が容易になる
プロジェクト管理ツールは、情報や業務の進捗状況の共有が、チーム内で容易にできます。プロジェクトはチームで進めることが多いので、チームワークが肝心です。
進捗が遅れている業務のフォローや、タスクが増えた部分をチーム内で分散させるなど、協力体制を常に整えておかなければなりません。
そこで、「現状がどこまで進んでいるのか分からない」「誰の担当か知らない」といったことがないように、プロジェクトの進捗状況を、常に全員で把握しておきます。
この時にプロジェクト管理ツールを使えば、進捗状況を報告する会議や対面連絡を頻繁におこなう必要がありません。
報告もツール上でできるため、余計な手間もかからず、効率的にプロジェクトを進められます。
プロジェクト管理ツールの選び方
ビジネスの場面において便利なプロジェクト管理ツールですが、無料から有料まで、さまざま存在します。どのツールを選べば良いのか、以下の4つのポイントに分けて解説します。
- 自社に合った提供形態のものを選ぶ
- 自社が求める機能を備えたものを選ぶ
- 直感的に操作できるものを選ぶ
- 自社にあった料金形態のものを選ぶ
自社に合った提供形態のものを選ぶ
プロジェクト管理ツールには、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つが存在します。
「クラウド型」とは、データをクラウド上で管理するタイプで、PCにソフトフェアをダウンロードする必要がなく、インターネット経由でどこからでも使用できるのがメリットです。
セキュリティ対策も基本的にツール運営会社側がおこなうため、セキュリティに関する心配も必要ありません。
一方「オンプレミス型」とは、PCにソフトウェアをダウンロードして使用するタイプです。
インターネット接続が不要というメリットがありますが、異なるサービスとの連携や外部への情報共有が難しいというデメリットを持っています。またセキュリティ面においても、導入している企業の多くは、セキュリティ対策を社内でおこなう企業が多いタイプです。
このようにプロジェクト管理ツールは2つのタイプがあるため、自社の環境に合わせたツールを選択しましょう。
自社が求める機能を備えたものを選ぶ
プロジェクト管理ツールにはそれぞれ、備えている機能が異なります。導入する際、まずは導入の目的から必要な機能を洗い出ししましょう。その機能を兼ね備えたプロジェクト管理ツールを選べるかが大切です。
例えば、以下のように「目的」を明確にすると、求める機能がはっきりとします。
- スケジュール管理を重点的におこないたい → カレンダー機能
- 個人間の連携を強めるためにコミュニケーションを取りたい → メッセージ・チャット機能
- 細かいタスクまで明確にしてチームの連携を深めたい → タスク管理機能
もし仮に、あまり使わない機能が多過ぎると、容量が重くなったり、料金が高くなったりする場合があります。なので、自社で必要な機能を洗い出したあとは、ある程度必要最低限に絞りましょう。
直感的に操作できるものを選ぶ
プロジェクト管理ツールは、日々のデータ入力などの作業がやりづらかったり、ツール自体が使いづらかったりすると、業務の効率化どころか、フローがスムーズにいかないこともあります。そのため、直感的に操作できるプロジェクト管理ツールを使用しましょう。
また、プロジェクトにかかわるチーム全員が使いやすいかどうかも大切です。
PCに慣れていない方や外部の方が使う場合、一度お試しで使用してもらう方法もあります。ツールによっては、トライアルとして無料で使えるので、無料期間を活用するのも効果的です。
自社にあった料金形態のものを選ぶ
プロジェクト管理ツールは無料から有料まで、さまざまな料金体系があります。料金によって使える機能や容量が異なるので、自社の使用目的に合った料金プランを選びましょう。
また、使用人数によって選ぶのもおすすめです。料金プランの中には、使用人数に制限があるツールもあるので、最低人数などを把握しておきましょう。少人数のチームで使用する際は、無料プランで十分賄える場合もあります。
【無料プランあり】おすすめのプロジェクト管理ツール
ここからはおすすめのプロジェクト管理ツールを11個紹介します。
まずは、個人利用にもおすすめな「無料プラン」があるツールから紹介します。特長やメリットなどを含めて解説するので、ぜひ参考にしてみてください。
Trello
Trello（トレロ）は、2011年にFog Creek Softwareがインターネット上に公開したプロジェクト管理ツールです。世界中の2,000,000を超えるチームが活用しています。
Trelloの魅力は、視認性の高さにあります。さまざまなプロジェクト、ワークフロー、タスクの管理ができます。カードタイプの「Trelloボート」でプロジェクトを可視化して、チームで簡単に共通認識を持てる点が長けているのです。
ほかにも、チームに最適なカスタマイズをすることも可能です。インターフェースの分かりやすさ、使いやすさもあり、活用しやすいツールです。
Lychee Redmine
Lychee Redmine（ライチ・レッドマイン）は、日本企業向けに開発されたプロジェクト管理ツールです。
Lychee Redmineにはこれまでに5,000社以上が導入した実績があり、プロジェクトを多角的にサポートできる機能が揃っています。プロジェクトの進捗がカレンダーで表示されるため、個人のタスク管理もしやすいデザインです。
また「ガントチャート」「カンバン」「リソースマネージメント」「プロジェクトレポート」など、必要な機能も選べます。特に無料の「Freeプラン」では、基本機能やタスク管理、カンバンを使用できるため、個人利用や少人数のチームでシンプルな使い方をする方におすすめです。
Jira Software
Jira Software（ジラソフトウェア）は、世界中で利用されているアジャイルチーム向け開発ツール。アジャイルとは、小さい単位でPDCAを繰り返すという意味です。これにより、目まぐるしく変わるトレンドにも柔軟に対応します。
そんなアジャイル開発に活用できる機能として、開発期間を決める「スプリント」、タスクの進捗状況を見える化した「バーンダウンチャート」、プロジェクトの平均作業量を見える化「ベロシティチャート」などが揃っています。
Asana
Asana（アサナ）は、プロジェクトとタスクをひとつで管理できるプロジェクト管理ツールです。レイアウトが「ボード機能」「タイムライン（ガントチャート）」から選択できるため、プロジェクトに最適化しやすいでしょう。工程からタスクを洗い出し、期日や担当者を一目で明確にできます。納期厳守とタスク管理の効率化に役立ちます。
ほかにも、よく使うルーチンタスクを自動化させたり、仕事リクエストを作成して依頼時のミスコミュニケーションを防いだりと、プロジェクトを進行する上でストレスを減らせるでしょう。
Wrike
2007年に米でリリースされたWrike（ライク）は世界各国で20,000社が導入し、2012年に日本語版がリリースされました。
外部ツールとの連携もスムーズで、MS Teams、Slack、G Suite、Salesforce、GitHub、JIRA、Adobe® Creative Cloud® など、400以上のツールと連携できるのが特徴です。
業務と進捗状況を見える化させ、チームの効率化を図ります。ステータスをカスタマイズし、プロジェクトや業務の進捗状況に合わせたワークフローを簡単に作成できます。
Brabio!
Brabio（ブラビオ）は、簡単にガントチャートを作成できるプロジェクト管理ツールです。直感的なマウス操作で、インターフェースを作成したりガントチャートを伸ばしたりできます。複数グループを作成でき、社外との連携も取りやすく、進捗状況の同時管理も可能です。また、「管理者」「スタッフ」「パートナー」「ゲスト」と4つのユーザーモードがあり、プロジェクトごとにユーザーモードを設定できます。
Microsoft To-Do
Microsoft社が開発した「Microsoft To Do（マイクロソフトトゥドゥ）」は、TO DOリストを管理できるアプリです。
オンラインで「TO DOリスト」を管理できるだけでなく、モバイルアプリを使えば、外出先からでも情報を整理できます。
また、友人や家族、同僚などへの共有も簡単なうえに、期日を設定する「リマインダー」機能も備わっています。タスクをTO DOリストに分割し、毎日のタスク管理をより手軽にできます。
monday.com
monday.com（マンデードットコム）は、業務を論理的に整理してチームの生産性向上を目指せるプロジェクト管理ツールです。これまで、世界152,000人以上が活用しています。
直感的に使用できるビジュアルボードやダッシュボードはいずれも、自己流にカスタマイズできる上に、プロジェクト目標が現在どの位置まで達成しているのか把握しやすくします。コミュニケーションツールも、個々のタスクを明確にし、チームの協力体制を整えやすいです。
Taskworld
Taskworld（タスクワールド）は「世界基準のタスク・プロジェクト管理ツール」という謳い文句を掲げ、製造業、不動産、IT、医療、教育などさまざまな業界に導入されているツールです。また「かゆい所に手が届く便利な機能」というキャッチコピーのもと、以下のような機能が用意されています。1つのツールにまとめて管理したい企業にオススメです。
- タスク管理
- プロジェクト管理
- チームのコミュニケーション
- 効果測定
- セキュリティ
- その他（複数言語・ファイル管理）
Jooto
株式会社PR TIMESが提供するJooto（ジョートー）は、導入企業数1,800社をこえるプロジェクト管理ツールです。
管理機能においては、タスクを工程ごとにカード形式で設定して管理する「かんばん方式」を採用しています。メンバーごとにタスクを表示できるため、個々のタスクの遅れなどをすぐに把握できます。
Redmine
Redmine（レッドマイン）は、オープンソースのプロジェクト管理ツールです。
プロジェクトのタスク管理、進捗状況、チーム内の共有などを、1つのツールでできます。より使いやすくなるプラグインも豊富です。
ほかにも、プロジェクトの業務内容や使用用途に合わせて、ワークフローやステータスを設定できるうえに、「サーバー運用記録を取得する」「企業内のナレッジを共有」「お客様からの問合せの管理」など、さまざまな業務に活用できます。
【有料版】おすすめのプロジェクト管理ツール
次に、有料版でおすすめのプロジェクト管理ツールを10個紹介します。
無料版との違いや機能などを比較しながら、導入の参考にしてください。
Backlog
Backlog（バックログ）はウェブ制作やソフトウェア開発、広告代理店、出版社など幅広い業種で導入されているプロジェクト管理ツールです。
プロジェクト管理に必要な機能を網羅しており、ガントチャートやマイルストーンで作業の進捗状況をすぐに把握することが可能です。
Backlog（バックログ）は「かんばん方式」を採用し、作業が完了したら、作業カードをドラッグ＆ドロップするだけでステータスが変更できます。
月額2,640円～55,000円まで幅広い料金プランがあるほかに、30日間の無料体験で実際の使用感を確認できます。
Time Krei
Time Krei（タイムクレイ）は、スムーズなプロジェクト管理を実現させるために「プロジェクトコードの入力」「プロジェクトのステータス・カテゴリ選択」「プロジェクト公開・非公開設定」など、さまざまな機能を備えています。
個別タスクはWBSを使用して管理するため、タスクが遅れている場合などもすぐに確認可能です。リソース管理表で個々のリソースも確認できるため、人員配置の最適化に役立ちます。
有料プランの価格は問い合わせる必要がありますが、無料体験版が使用できるので、使用感を試してみるのも効果的です。
Crowd Log
Crowd Log（クラウドログ）は、数多くのプロジェクト形式に対応しているプロジェクト管理ツールです。
プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで把握することができるため、新規案件にアサイン可能なメンバーの選出などに役立ちます。
またプロジェクトごとに「売上予算」「原価予算」「売上実績」「原価実績の登録・管理」ができるため、プロジェクトの損益の把握も容易にできます。
Stock
Stock（ストック）は、シンプルなインタフェースで誰でも使いやすく操作性に優れたタスク管理ツールです。
チーム内の幅広い情報をストックしながら、やり取りや情報が流れることがなく、密なコミュニケーションをとれます。
タスク管理に優れており、MTG後の議事録にも最適です。また、ノートに記載された内容は、全て自動的にバックアップされるため、重要な情報が消えてしまうという心配もありません。
チーム内で情報のやり取りが多く、管理を手軽にしたい企業におすすめです。
Notion
Notion（ノーション）は、チーム、プロジェクト、ドキュメントをひとまとめに管理でき、情報の分断を防いで効率的に作業できる点が魅力です。
業務の推進状態やタスク状況など、常に最新状況を更新しているため、現状がどこまで進んでいるのか、分かりやすく可視化できます。
必要な機能をドラッグ＆ドロップするだけで、使いやすいようにカスタマイズすることも可能です。
OBPM Neo
OBPM Neoは、プロジェクト管理で必要な品質やコスト、納期の管理だけではなく、人員管理、コミュニケーション管理などを一括で管理できるクラウド型のプロジェクト管理ツールです。
デバイスに関係なく、在宅ワークや海外拠点からもリアルタイムに情報が更新でき、どこからでもアクセスできます。
会計や勤怠システムなどの外部システムとの連携もスムーズです。価格は10,000〜250,000円と幅広い料金形態です。
My Redmine
My Redmine（マイレッドマイン）は、オープンソースのプロジェクト管理ツール「Redmine」をクラウドで使えるサービスです。
業務やタスクを登録することで、チームでプロジェクトの進捗を把握できます。進捗状況など、プロジェクトの情報を簡単に共有可能です。「プロジェクト管理」「問い合わせ管理」「タスク管理」など、幅広く活用されています。
料金は月額8,000〜で、別料金でオプション機能を付けることも可能です。
TimeTracker NX
TimeTracker NXは、現場志向で工程の入力支援やタスクの見える化など、使いやすさを追求して作られたプロジェクト管理ツールです。
チームメンバーでリアルタイムなプロジェクト編集、ガントチャート表示、個々のタスクを一覧で管理など、現場の業務をスムーズに遂行する機能が揃っています。
Huddler
Huddler（ハドラー）は、チーム内の情報を効率的に管理し、業務推進をサポートしてくれるプロジェクト管理ツールです。
情報管理に長けており、チームや用途別に情報を管理できます。特に、会議などが多く、情報の共有が多い企業に最適です。非IT企業への導入実績も豊富にあるのも特徴的です。
また誰でも使いやすいシンプルなインターフェースなので、PC操作が苦手な人でも比較的扱いやすく使えるようになっています。
マンモスプロジェクト
マンモスプロジェクトは、5つの視点（リスト・カンバン・プロジェクトマップ ・ガントチャート・カレンダー）でタスクを管理でき、チーム全員が全体像を把握しやすいデザインのプロジェクト管理ツールです。
多角的に把握することで、タスク漏れや認識ミスを防ぎます。人員の変化にも柔軟に対応でき、立ち上がりの説明や引継ぎなども簡単です。
プロジェクト管理ツールのまとめ
プロジェクト管理ツールは、タスク管理や進捗状況の確認など、プロジェクトを成功させるため、なおかつ作業を効率的に進めるために活用するツールです。
チームのコミュニケーションや情報共有、データ管理もツール上でできるため、スムーズな業務推進に役立ちます。
無料から有料まで、料金形態は使える機能などによってさまざまあります。自社の予算や業務内容、使用環境に合わせて最適なプロジェクト管理ツールを選びましょう。
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