普段、日程スケジュールを使用している営業や人事、経営に携わっている方は、以下のような悩みがあるのではないでしょうか。「現在使っている日程調整ツールが使いにくい」「日々の日程調整を効率化したい」日程調整ツールは、GoogleやTeamsのような外部ツールと連携させることで、複数人での打ち合わせをスムーズに進行できます。
この記事では、おすすめの日程調整ツールと選び方のポイントを紹介します。日程調整ツールの変更を検討している方や、おすすめのツールをお探しの方は、ぜひ参考にしてください。
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日程調整ツールを活用する3つのメリット
日程調整ツールを使用することで、以下3つのメリットが得られるようになります。
- スケジュールの一括管理ができる
- 使用目的に応じたサービスを選べる
- 複数の相手と自動で日程調整ができる
ここからは、それぞれのメリットについて解説していきます。
1.スケジュールの一括管理ができる
日程調整ツールを使用すると、スケジュールを一括で管理できるようになります。営業や人事の仕事をしていると、以下のように複数のスケジュールが発生することはないでしょうか。
- 社内会議
- 面接
- 他者とのアポイント
- 外部イベント
これらの日程調整を都度メールや電話で打ち合わせしていると、時間が多くかかります。スケジュールに関する簡単な内容でも、メールを打つのに数分かかってしまいます。
調整ツールを用いることで、これらの予定をツール内で一元管理できるようになるのです。日程が決定した際に自動で相手に連絡してもらえたり、既存の予定を考慮して新しい予定を組めたりするので、日程調整にかかる時間を削減できます。
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2.目的や環境に応じたサービスを選べる
昨今では多数の日程調整ツールが存在しているため、使用目的に合わせてサービスを選択できます。例えば、日程調整ツールにはWeb版とアプリ版がそれぞれ存在していることがあります。これは、PCで閲覧するユーザーと、アプリで閲覧するユーザーを考慮しているからです。
オフィス勤務中や外回り中など、シチュエーションに合わせてサービスを使い分けられるので非常に便利です。中にはガラケーに対応しているサービスもあるので、ガラケーを社用携帯として使用している方も安心です。
さらに、スマホを社用携帯として利用している場合を考慮して、iOSやAndroidにそれぞれ対応していることも珍しくありません。このように、日程調整サービスは使用目的に合ったサービスを選択できます。
3.複数の相手と自動で日程調整ができる
日程調整ツールの最大のメリットは、複数の相手と自動で日程調整ができることです。複数人と連絡を取り合わなければならない場合、以下のような問題が考えられます。
- それぞれの予定を把握するのに時間がかかる
- スケジュール調整でメールの往復が続く
- 簡単なメールも個別で対応していると労力がかかる
こうした問題は、自動で日程調整をすることで解決できます。日程調整ツールは参加者が空いている日程を見つけて予定を組むので、相手とのやりとりが不要です。参加者がスケジュールを連携していない場合でも、候補日から選ぶこともできます。これでお互いのスケジュール調整が簡単になり、急な日程調整の依頼が減るでしょう。
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日程調整ツールを選ぶポイント
日程調整ツールは便利なアイテムですが、豊富な機能があるものや料金も無料から有料までとサービスによってさまざまです。そこで日程調整ツールを選択する際は、以下のポイントを押さえておきましょう。
- 利用目的に合ったツールを選ぶ
- 使用頻度と料金が合っているツールを選ぶ
- 対応デバイスを確認する
- 自動でイベント内容を通知してくれる
- ツールの種類を確認して最適なものを選ぶ
- 他に連携できるツールで確認する
- 操作が簡単である
こうしたポイントを知っておくことで、自社に合った日程調整ツールを選べるようになります。ここからは、それぞれのポイントについて解説していきます。
1.利用目的に合ったツールを選ぶ
日程調整ツールを選択する際は、利用目的を考慮しましょう。利用目的を考えずにツールを使っても、業務を効率化できません。そこで、以下のように利用目的を明確化させましょう。
- 採用面接
- 営業のアポイントメント
- 社内会議
- 複数の予定の一元管理
ツールによっては採用に特化したサービスも存在します。こうしたサービスを選択することで、飛躍的に効率化できるでしょう。
2.使用頻度と料金が合っているツールを選ぶ
使用頻度とそれに応じた料金か確認し、金額的に無理のないツールを使用しましょう。確かに高額なツールは便利ではありますが、使用頻度が少ないとコストに見合わない可能性があります。
もし使用頻度が少ないのであれば、わざわざ有料ツールを使わずに済むかもしれません。また有料でも一番安いプランで十分な可能性もあります。無駄な経費を増やさないためにも、使用頻度と予算に見合ったツールを探しましょう。
3.対応デバイスを確認する
使用するツールが使いたい端末のデバイスに、対応しているかどうかも要チェックです。多くのサービスでは、アプリとWebの両方に対応しています。しかし、中にはスマホに対応していないサービスもあります。後から発覚することがないように、事前に確認するとスムーズです。
4.自動でイベント内容を通知してくれる
日程調整ツールを決める際は、自動でイベント内容を通知してくれるサービスを選ぶことをおすすめします。自動で通知されることによって、相手にメールなどで日程を共有する手間が省けるからです。内容の説明も簡潔にまとめられているので、相手にとっても簡単に把握できるようになります。
さらに、日時や内容も共有されるので、予定の抜け漏れがなくなります。また重要事項が自動でまとめられているので、参加者を確認する作業も簡単になるでしょう。
5.ツールの種類を確認して最適なものを選ぶ
日程調整ツールを選定するときは、ツールの種類を確認して選ぶことも大切です。日程調整ツールには、以下のように3つの種類があります。
| 種類 | 特徴 |
|---|---|
| 予約受付型 | 相手に候補日から選択してもらう |
| 候補提案型 | カレンダーから候補日をピックアップして相手に選択・承諾してもらう |
| 投票型 | 参加者が日程を投票しもっとも人数が多い日で決定する |
例えば採用で使用する際は、求職者に候補日から選択してもらう予定受付型がいいでしょう。また、複数の企業とのアポイントがある場合は、候補提案型がスムーズです。このようにツールの種類によって連絡方法が変わってきます。業務効率化につながるよう、条件に適した最適なツールを選択しましょう。
6.他に連携できるツールで確認する
日程調整ツールと連携できるツールが、自社が使用しているツールとの相性がいいかも見極めるポイントです。それは外部ツールと連携させることで、パフォーマンスが向上するからです。一般的な日程調整ツールでは、以下のような外部ツールと連携できることが多いです。
- Googleカレンダー
- Microsoft
- Outlook
- Teams
- Chatwork
- Slack
- Salesforce
例えば営業支援ツールとしてSalesforceを使用している場合、自動的に日程が反映されるツールを選ぶと効率的です。このように、他のサービスと連携することで、さらに便利になります。
ただし、これから連携するかもしれないツールや、使用頻度が低いツールにまでこだわってしまうと、なかなか日程調整ツールを選択できなくなり、これもまた時間のロスです。どこまで日程調整ツールに求めるのか事前に必要性を確認することも大切です。
7.操作が簡単である
日程調整ツールの操作性が簡単なことも選ぶうえで大切なポイントです。多くの機能があって便利だと思えても、使いこなすのが難しければ使用頻度は低くなるでしょう。特にチームで使用する場合、操作方法が難しいと作業に時間がかかってしまいます。
また、操作がスムーズにできないと導入しても、使わないことになってしまうでしょう。すると経費の無駄遣いになります。このような事態にならないためにも、日程調整ツールの操作性はあらかじめ確認しておきましょう。
無料で利用できるおすすめ日程調整ツール5選
ここからは、無料で利用できるおすすめの日程調整ツールを5つ紹介していきます。コストをかけずに使用できるので、ぜひ積極的に活用してみてください。
1.ScheCon（スケコン）
出典：ScheCon
ScheConは採用担当者に愛用されている日程調整ツールです。無料版と有料版が存在し、無料版でも十分ビジネスで使用できます。ここでは、無料版の特徴やメリットについて紹介します。
| サービスの特徴 | ログイン不要で使用できる |
| メリット | オンライン名刺交換ができる |
| 注意点 | 日程調整回数制限が月に4回まで（主催の場合） |
ScheConの特徴は、全員がログイン不要で使用できることです。ScheConを使用したことがない相手が利用する際もスムーズに操作ができます。さらに、このツールにはオンライン名刺交換ができるメリットがあります。これはオンライン上で受け取った名刺の情報を自動で読み込んでくれる機能で、アドレス登録などの時間が削減されることでしょう。
ただし、無料版を使用する場合は、主催者としての日程調整回数制限が月に4回までと制限されています。無料版を使用したい方は、回数内に収まるように活用しましょう。
2.アイテマス
出典：アイテマス
アイテマスは、無料で利用できるビジネス向けの日程調整アプリです。アイテマスでは、30分や1時間単位で日程調整ができます。
| サービスの特徴 | iOS・Androidに対応 |
| メリット | LINEやメッセンジャーで送信できる |
| 注意点 | WEBブラウザ版は別ページから |
アイテマスの特徴は、iOSとAndroidのどちらにも対応していることです。そのため、iPhoneを使用している方もそれ以外の方でも利用できます。
このツールを使用するメリットは、LINEやメッセンジャーで送信できることです。社用ケータイがスマホである場合、アプリで完結させたい方もいるでしょう。アイテマスを使用すれば、決定した日程をLINEやメッセンジャーから連絡できるので、作業がスムーズです。
アイテマスはWEBブラウザ版も存在していますが、詳細は別ページに記載されています。気になる方は、こちらからチェックしてみてください。
3.Tocaly（トカリー）
出典：Tocaly
Tocalyは、シンプルなデザインが目を引く日程調整ツールです。無駄な色がないので、シンプルなものが好きな方におすすめです。
| サービスの特徴 | 操作性が簡単 |
| メリット | 相手にも手間をかけさせない |
| 注意点 | 今後有料化の可能性がある |
Tocalyの特徴は操作性が簡単であることです。例えば時間選択の際はドラッグして選べるので、直感的に利用できます。さらにログイン不要で利用できるため、相手にも手間をかけさせないメリットもあります。1つ注意点として、Tocalyは今後有料化の可能性があります。有料版を使用したくなければ、念の為別の無料ツールを使用するといいでしょう。
4.トヨクモスケジューラー
出典：トヨクモスケジューラー
トヨクモスケジューラーは、社内外での日程調整に使用できるツールです。社内会議や外出の予定などを一括で管理できます。
| サービスの特徴 | チームの予定を確認できる |
| メリット | 専用アプリで連携できる |
| 注意点 | 有料プランは30日間だけ無料 |
トヨクモスケジューラーの特徴は、チームの予定を確認できることです。グループスケジューラーを用いれば社員の予定と空き時間を確認できるので、社内会議の日程を決めるのがスムーズになります。さらに、こちらのツールには、PC版と連携できる専用アプリが存在しています。そのため、社用携帯としてスマホを持っていれば、外出先からでも予定の確認や変更が可能です。
トヨクモスケジューラーには無料版と有料版があります。無料版は期間がありませんが、有料プランでお試しを選択してしまうと、30日後に料金が発生してしまいます。無料版を選択する際は、間違えないように注意してください。
5.伝助
出典：伝助
伝助は、スケジュール調整を簡単に行えるツールです。機能性がシンプルで、ビジネスシーンだけでなく、飲み会などのプライベートなシーンでも利用できます。
| サービスの特徴 | 出欠確認が簡単 |
| メリット | 会員登録が不要 |
| 注意点 | 場合によってはパスワードを設定が必要 |
このツールの特徴は、出欠確認が簡単に行えることです。「○」「×」「△」の3つのアイコンをタップするだけなので、普段日程調整ツールを使用しない方でも感覚的に利用できるでしょう。
伝助のメリットは、会員登録不要であることです。共有相手が利用したことがなくても簡単に利用できます。ただし、誰でも利用できるため、第三者が閲覧することもできてしまいます。外部からの閲覧を防ぎたい場合は、パスワード設定を行いましょう。
有料のおすすめ日程調整ツール11選
続いて、有料で使えるおすすめ日程調整ツールを紹介していきます。コストはかかりますが、無料ツールでは使用できないような機能が揃っています。効果的に使用したい場合は、有料ツールを検討してみてください。
1.Spir（スピア）
出典：Spir
Spirは、戦略的なタイムマネジメントを可能にする日程調整ツールです。日程調整が複雑になる場合でも、瞬時に確定できるためビジネスチャンスの拡大につながります。
| サービスの特徴 | 日程調整の候補抽出 |
| メリット | Web会議のURLも自動で発行 |
| 注意点 | 予約ページは人数×10件まで |
| 料金 | 月額1,480円／名 |
Spirの大きな特徴は、日程調整の候補を自動で選出する機能があることです。調整相手は候補日から日程を選択するだけなので、簡単に利用できます。また調整側はほぼ自動で日程調整が行えるので、本業に集中することができるでしょう。
さらに、Web会議のURLも自動で発行されるというメリットもあります。こうした特徴から、手間をかけずにカレンダー登録作業を進められます。ただし、予約ページは人数×10件までしか公開できないので、注意が必要です。
2.日程調整のニッテ
出典：日程調整のニッテ
日程調整のニッテは、日程調整を完全自動化できるツールです。調整ページを相手に送信するだけで、簡単に日程を予約できます。
| サービスの特徴 | さまざまな日程調整を自動化 |
| メリット | 外部ツールと連携できる |
| 注意点 | 一部の機能はチームプランのみ有効 |
| 料金 | 個人…月額400／名（税込） チーム…月額600円／名（税込） |
日程調整のニッテの大きな特徴は、さまざまな日程調整を自動化できることです。例えば3社間での会議や複数人との会議など、シチュエーションが違っていても利用できます。
このツールのメリットは、外部ツールと連携できることです。例えばGoogleカレンダーやOutlookなどのカレンダーと連携すると、空いている日程をツールに反映させることが可能です。またSlackやChatworkと連携すれば、確定した日程を通知できるのです。
ただしニッテの有料プランは2種類あり、一部の機能は月額600円のチームプランのみ有効となっています。機能をフル活用したい場合は、チームプランをおすすめします。
3.Aipo（アイポ）
出典：Aipo
Aipoは、ひとつの画面でチームメンバーの予定を確認できるツールです。導入事例も豊富で、1,700社、30,000人以上のユーザーに利用されているという実績があります。
| サービスの特徴 | 会議室の予定も確認できる |
| メリット | 機能を追加できる |
| 注意点 | 5ユーザーから利用可能 |
| 料金 | ミニマム…月額220円／名（税込） ベーシック…月額385円／名（税込） プレミアム…月額605円／名（税込） |
Aipoの特徴は、会議室の予定も確認できることです。企業によっては会議室のスケジュールを別のツールで管理していることもあるでしょう。この場合はAipoで統一できるので便利です。さらに、Aipoには求めている機能を追加できるというメリットがあります。チームの規模や成長に合わせて使いたい機能を追加できるので、長期的に使用することが可能です。
ただし、このツールは5ユーザーからしか利用できません。5ユーザー未満で使用する場合は、別のツールを検討する必要があるでしょう。
4.調整さんカレンダー
出典：調整さんカレンダー
調整さんカレンダーは、スケジュール調整を簡単に行える予約受付システムです。無料の日程調整ツール「調整さん」と同じ会社から展開されているため、名前を聞いたことがある方もいるかもしれません。面談やカウンセリングの日程調整から、営業や顧客サポートに関する日程調整にも活用できます。複雑な設定は不要で、最短30秒から導入できます。
| サービスの特徴 | Googleカレンダーと連携できる |
| メリット | 予約ページをカスタマイズできる |
| 注意点 | カスタマイズする場合は初期費用がかかる |
| 料金 | プライベート…月額4,378円（税込） ビジネス…月額21,780円（税込） コーポレート…月額54,780円（税込） エンタープライズ…要相談 |
調整さんカレンダーの特徴は、Googleカレンダーと連携できることです。最新の空き状況が反映されるので、一元管理ができるようになります。このツールのメリットは、予約ページをカスタマイズできることです。デザインテンプレートも豊富なので、目的に合わせて使いやすいツールに編集することができます。
ただし、カスタマイズ内容によっては初期費用がかかる場合もあります。他のツールに比べて月額料金もかかるので、予算に合わせて利用を検討するといいでしょう。
5.Timerex
出典：Timerex
Timerexは日程調整を自動化してくれるツールです。登録者が70,000人を超えていて、多くのビジネスパーソンから利用されています。「国際標準規格ISO27001認証」を取得していて、SSL/TLSによる暗号化通信も行われています。そのため、第三者から閲覧されるのを防ぐことができます。
| サービスの特徴 | Googleカレンダー・Outlook予定表と連携できる |
| メリット | 候補日程を自動でリストアップ |
| 注意点 | 一部機能はプレミアムプランのみ有効 |
| 料金（年払い） | ベーシック…月額825円（税込） プレミアム…月額1,375円（税込） |
| 料金（月払い） | ベーシック…月額990円（税込） プレミアム…月額1,650円（税込） |
Timerexの特徴は、GoogleカレンダーやOutlook予定表と連携できることです。GoogleカレンダーやOutlook予定表をメインで利用している方は、こちらのツールがおすすめ。
候補日程を自動でリストアップしてくれるメリットがあり、面倒なスケジュール管理を効率的に進めることが可能です。ただし、日程調整時の設問項目をカスタマイズするなどの一部機能はプレミアムプランのみ有効となっています。機能をフルで使用したい方は、プレミアムプランを検討してみてください。
6.調整アポ
出典：調整アポ
調整アポは、コピペのみで日程調整を完結できるツールです。法人向けに展開されていて、当日のフォローアップも自動的に行ってくれます。
| サービスの特徴 | Salesforceと連携可能 |
| メリット | 入力・送信ミスを防げる |
| 注意点 | 料金プランについては問い合わせが必要 |
| 料金 | 要問い合わせ |
調整アポの特徴はSalesforceと連携できることです。営業でSalesforceを利用する企業も多いので、その場合は管理が簡単になるでしょう。さらにこのツールを用いることで、入力ミスや送信ミスを防げるというメリットがあります。これにより、ダブルブッキングや、URLを誤って連携してしまうリスクを回避できます。
ただし、料金プランについては問い合わせが必要です。利用を検討している方は、公式サイトから確認してみてください。
7.eeasy（イージー）
出典：eeasy
eeasyは日程調整を簡単にできるビジネスツールです。東証一部企業から有名ベンチャーまで、述べ20,000社が導入しています。
| サービスの特徴 | 予約受付ページの作成可能 |
| メリット | 移動時間も自動考慮 |
| 注意点 | グループ用の予約受付ページはオプション |
| 料金 | 月額850円 |
eeasyの特徴的な機能は、予約受付ページを作成できることです。専用URで何度でも調整できるため、逐一URLを共有する手間がかかりません。そのため、定例的な調整を簡単に進めることができます。
さらに、このツールは移動時間を考慮したプランを提案してくれます。これにより、移動を伴う予定でも遅れることはないでしょう。ただし、グループ用の予約受付ページ作成はオプション扱いとなってしまいます。オプション金額は月額9,800円以上かかるので、予算に合わせて検討してみてください。
8.jicoo（ジクー）
出典：jicoo
jicooは、チームで利用できる日程調整ツールです。さまざまなスケジュール予約形式に対応していて、1on1やセミナーなど幅広く利用できます。
| サービスの特徴 | 日程調整のメールのやりとが不要 |
| メリット | 複数のカレンダーサービスを集約できる |
| 注意点 | 要件によっては問い合わせが必要 |
| 料金 | Startup…月額980円（税込） Pro…月額1,320円（税込） Enterprise…要問い合わせ |
jicooの特徴は、日程調整のメールのやりとりが不要になることです。予約ページを作成してURLを共有すれば、相手の都合のいい日程が自動で反映されます。さらにWeb会議ツールも自動で発行されるので、メールでの連絡が不要です。
このツールを使用するメリットは、複数のカレンダーサービスを集約できることです。GoogleカレンダーやOutlookなど、プライベートで使っている複数のカレンダーと接続できるので、一元管理が可能となります。ただしjicooを用いる際、要件によってはプランに適用しない場合があります。その際は問い合わせが必要なので、見積もりをもらうといいでしょう。
9.ScheCon
出典：ScheCon
ScheConは採用担当者から支持を得ている日程調整ツールです。無料版のツールも存在しますが、有料版の方が機能性が充実しています。ここでは、有料版の特徴やメリットについて紹介します。
| サービスの特徴 | 自動更新されるため予定が被らない |
| メリット | 連絡先CSV出力ができる |
| 注意点 | スタンダードプランの場合、日程調整の回数制限が月に16回まで（主催の場合） |
| 料金（年払い） | スタンダードプラン…月額660円（税込） ビジネスプラン…月額990円（税込） |
| 料金（月払い） | スタンダードプラン…月額792円（税込） ビジネスプラン…月額1,188円（税込） |
ScheConの特徴は、スケジュールが自動更新されるため予定が被らないことです。これにより、ダブルブッキングなどの問題が発生しません。また、オンライン名刺交換の際は、連絡先が自動的にCSV出力されるようになっているので、メールアドレス登録などの作業が簡単になるでしょう。
ただし、有料版でもスタンダードプランの場合は、主催者としての日程調整が月に16回までと制限されています。もし月に17回以上日程調整をするようであれば、ビジネスプランを検討してみてください。
10.Hubspot
出典：Hubspot
Hubspotは、ミーティングの日程をスムーズに決められるツールです。相手に候補日を提示することで、簡単にスケジュールを決められます。
| サービスの特徴 | さまざまなケースに対応 |
| メリット | 営業支援プラットフォームとして利用できる |
| 注意点 | 利用できるユーザー数に限りあり |
| 料金 | Starter…月額5,400円 Professional…月額96,000円 Enterprise…384,000円 |
Hubspotの特徴は、さまざまなケースに対応していることです。例えば、チームから複数の担当者が参加する場合は、グループでリンクを共有できます。まだ専任の担当者が決まっていない場合でも、スケジュールに合わせて最適な担当者を割り当ててくれます。
さらに、Hubspotは営業支援プラットフォームとして利用できるメリットがあります。メールをトラッキングしたり、ドキュメントの閲覧状況を確認したりできるので、効率的に作業を進めることが可能です。ただし、Hubspotでは利用できるユーザー数がプランごとに決められています。追加する場合は別途料金がかかるので、予算に応じてプランを確認してみてください。
11.Dr.works
出典：Dr.works
Dr.worksはスケジュール管理を行える営業支援ツールです。不動産やITサービスなど、幅広い分野で多くの企業から利用されています。
| サービスの特徴 | 2,000以上のサービスと連携できる |
| メリット | Webサイトやメールからの動線を最短できる |
| 注意点 | 有料プランについては問い合わせが必要 |
| 料金 | 要問い合わせ |
Dr.worksの特徴は、2,000以上のサービスと連携できることです。カレンダーツールやチャットツールなど、外部システムと自動で連携できます。そのため、効率良く業務に取り組めるでしょう。
また、Dr.worksにはWebサイトやメールからの動線を最短にできるメリットがあります。Webサイトやメールから直接日程を調整できるので、コンバージョンまでの導線が短くなります。このツールは基本的に無料で利用できるのですが、一部機能が有料となっています。有料プランの料金は問い合わせが必要なので、気になる方は公式サイトから確認してください。
目的に合った日程調整ツールを選ぶことが大切
この記事では、おすすめの日程調整ツールを紹介しました。日程調整ツールを選ぶ際は、目的に合っていて、操作性が簡単なものがおすすめです。また、使用しているツールに連携できるとビジネスパフォーマンスも向上するでしょう。無料のツールから有料のツールまでさまざまなものがあるので、ぜひ自社に最適なツールを見つけてみてください。
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