名刺をデータ化して保存管理ができる名刺管理ツールは、ペーパーレスに拍車をかけるツールとして使用している会社も少なくありません。しかし導入するにもコストがかかってしまいます。
そのため、「名刺管理ツールにはどんな機能や種類があるの？」「ビジネスに役立つのか不安」と悩まれている方もいるでしょう。
そこで本記事では、名刺管理ツールの効果と、おすすめのツールを厳選して紹介します。
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名刺管理ツールとは
名刺管理ツールは、紙の名刺をオンライン上でデータ化して、管理や共有ができるようにするツールです。
スキャナーで読み込んだり撮影したりした名刺を、役職や氏名、会社名、所属部署などでデータを一元管理できるので、営業部門の顧客管理にも役立ちます。
また会社で共有すれば、顧客情報を把握して適切な対応ができるようになるため、スムーズに顧客への対応ができ、相手を待たせることなく社員間で連携を取るのも可能です。
名刺管理ツールはこのように社内において重要な役割を担ってくれます。
従来の紙の名刺は、紛失してしまったり、かさばったりします。このため、名刺管理ツールを導入する企業が増え始めています。
相手の名前を忘れてしまうとビジネスで、不快に思われることも多くあります。
名刺を紛失することがないよう、顧客情報をすぐ確認できる名刺管理ツールの導入を、検討してみてはいかがでしょうか。
名刺管理ツールを導入するメリット
名刺管理ツールを導入した際に得られるメリットを、大きく3つに分けて紹介します。
多くの人と関わる企業になればなるほど、顧客管理も大変になるので、名刺管理ツールの利点を活かして効率的な業務をおこないましょう。
必要な顧客情報がすぐに確認できる
名刺管理ツールを使う1つ目のメリットは、必要な顧客情報がすぐに確認できるところにあります。また、ツールを使って管理すれば紛失を起こすリスクも避けられるため、効率良く保管できます。
紙の名刺は、膨大な名刺の中から取り出さなければならず、時間がかかってしまいます。その点、管理ツールでデータ化して管理しておけば、名前を検索するだけで該当する名刺がすぐに見つかります。
さらに名刺管理ツールの環境さえ整っていれば、管理の面倒さに悩まされることもなく、社内のペーパーレス化にもつながります。
このように、名刺管理ツールを導入する価値は十分にあります。
社内で顧客情報を共有・連携できる
ツールを使って一元管理した顧客情報は、社内共有や連携などができます。
例えば、担当者が不在のときにも、連絡を取り合ったり代わりに対応したりと連携を取るのも可能です。
このように別のチームや部署からの確認もできるので、二重営業をかけるリスクも減ります。
さらに、退職時の引き継ぎもスムーズにできるので、導入すれば作業の効率化に期待できます。
手入力で管理する手間がなく常に最新の状態が維持できる
ツールを導入していない場合は、顧客情報をExcelといったソフトに保存していかなければなりません。これだと、新しい名刺が増えるたびに情報を入力して、更新する手間がかかってしまいます。
一方、名刺管理ツールを導入すれば、名刺をスキャンしたり、撮影したりするだけで名刺の内容を読み込むことが可能です。手入力せずとも簡単に最新情報を更新できます。さらに、登録してある名刺の宛先に一括メールを送信できる機能もあるので、連絡などもスムーズにできます。
管理から情報の活用までの作業を効率的にしてくれる名刺管理ツールは、業務を楽にしてくれるサポートツールとしても優れています。
名刺管理ツールの選び方
名刺管理ツールにもさまざまな種類があるので、何を基準にして選べばいいのか迷ってしまいますよね。
最適な名刺管理ツールを選ぶポイントを5つに分けて紹介します。自社にあったツールを選ばないと、容量が足りなかったり、必要な機能が備わっていなかったりするなど、不便に感じるかもしれません。
企業で使うなら法人向けツールを選ぶ
企業規模での使用を考えるのであれば、個人向けではなく、法人向けの利用をおすすめします。
個人向けの名刺交換ソフトなどの場合、情報を整理するのが目的とされたソフトが多く、チームでの共有に向いていません。
法人向けツールの場合は、社内での情報連携をするための機能が備わっているので、そのままビジネスに活用できます。
しかし、法人向けソフトの中にも、特定の機能だけに特化したツールがあるため、搭載されている機能の確認を忘れずにおこないましょう。
名刺の読み込み精度が高いツールを選ぶ
名刺管理ツールはスキャンや撮影をした名刺をデータ化するので、読み込み精度の高いツールを選ぶのも重要です。読み込み精度が悪いと誤変換が起きたり、誤読してしまったりするなど、ビジネスにも悪く影響します。
精度については、実際に使ってみないとわからない部分なので、無料トライアルがあるツールで試してみましょう。
またツールによっては、ベンダー側のオペレーターがテキスト化されない部分を修正してくれるサービスもあるので、合わせてチェックしてみましょう。
料金体系やプランが自社に合っているツールを選ぶ
料金体系やプランなどが自社に合っているかどうかも、名刺管理ツールを選ぶ際に調べておきます。
料金体系やプランなどはツールによって異なるので、トータル的なコストが予算内に収まるかどうか、確認しておかなければなりません。
たとえば人数で課金されるのか、その他に追加料金がかかるオプションや、機能があるのかなどを確認しましょう。
どんなツールでも、予算を大きく超えるツールは、使い続けられないため、いくつかのツールを比較して、適切価格のツールを選べるかが大切です。
自社が求める機能が備わっているツールを選ぶ
高性能なツールであったとしても、自社が求めている機能が備わっていないと、うまく活用できません。
ところが「高額なツールにはすべての機能がある」というわけではありません。このため名刺管理ツールは、価格で選ぶのではなく、自社が求めている必要な機能がきちんと揃っているかきちんとチェックしましょう。
また同じ機能を持つツール同士でも、価格が異なる場合もあります。
比較しながら、自社で無理なく使える製品を選ぶようにしてください。
どんな機能が必要かわからない場合は、業務で不便なところがないかを調査し、社員が必要としている機能を備えるツールを探すと良いでしょう。
セキュリティ対策が施されたツールを選ぶ
名刺は、人の名前や会社の名前、連絡先などの機密情報を含んでいます。そこで、セキュリティ対策が施されたツールを選ばなければなりません。もし情報が漏洩してしまい、相手に損害を与えてしまうと、大きなトラブルに発展するケースもあります。
そのような事態を起こさないためにも、通信が暗号化されるツールや、情報漏洩がされない仕組みや設計が組み込まれているツールを選びましょう。
法人向けのおすすめ名刺管理ツール14選
法人向けのおすすめ名刺管理ツールを14選紹介します。
それぞれの名刺管理ツールで強みや対応できる範囲も変化するので、どのような機能やサービスを利用したいのか、検討しながら自社に合ったツールを探しましょう。
Sansan
Sansanは企業データベースが標準搭載されている見込み顧客の発掘や、市場の把握に役立つツールです。名刺のデータ化だけでなく、商談やメールの履歴、役職者の情報など、さまざまなデータを活用した業務や、マーケティングがおこなえます。
名刺管理はAIと手入力で行うため、データ化の精度も高く、顧客管理を行うツールとしても役立ちます。さらに、メールの署名から取得した情報も一元管理できるため、多方面からの人脈を共有できるのも大きな特徴です。
EightTeam
EightTeamは公開と非公開を使い分けて、名刺データをチームで共有できるツールです。そのため、チームで共有すべき情報と公開しない情報を個別で設定できます。また名刺の登録はスマホで撮影するだけなので、誰でも簡単に活用できます。
スキャナを使った読み込みもできるので、複数の名刺をまとめての読み込みも可能です。さらに、名シールに記載されている会社名や名前、電話番号や住所などから検索できる機能も備わっています。他にもタグ付けでグループを分けられるので、顧客管理もスムーズにおこなえるようになります。
CAMCARDBUSINESS
CAMCARDBUSINESSには、OCR（文字認識）機能が組み込まれている名刺のデータを管理できる「クラウド電話帳」機能があります。OCRはスマホで撮影した文字を正確にデータ化してくれます。商談終了後、もらった名刺をその場で即データ化し、クラウドで社内にて共有できる点が強みです。
また名刺交換はオンライン上で情報を交換し共有することもできるため、対面での名刺交換がいらなくなるのも便利なポイントです。
THE名刺管理Business
THE名刺管理Businessは、Salesforceのクラウド基盤上で使用できる名刺管理のクラウドサービスです。単純な名刺管理サービスだけでなく、名刺データベースを基にスケジュールや取引先、取引先責任者を振り分けできます。また使用しているユーザーはロール階層で共有されるので、名刺を会社の財産として大切に保管できます。
しかし、Salesforceと連携させるためにはライセンスが必要になるので、使用にはご注意ください。無料トライアルで、まずは使用感を試してみるのもいいでしょう。
SmartVisca
SmartViscaは、名刺管理をもとに作られた顧客データを管理するツールとして開発されました。SmartViscaを通して、Salesforce名刺データの登録と、更新ができます。正確に顧客データを蓄積できるのはもちろん、操作画面も使いやすく、キーワードですぐに情報を検索できるのも魅力です。
高精度のOCRを使った名刺の読み込みと、オンライン名刺交換機能も搭載されているため、ペーパーレスにも役立ちます。また、名刺データから作成できるクラウド連絡帳には、電話着信の通信機能や、人脈の可視化など、顧客管理に役立つ機能が充実。ビジネスにおいて、スピード感は重要ですが大いに役立ってくれること間違いなしです。
名刺バンク2
名刺バンクは、タブレットやスマートフォン、携帯電話などのさまざまなデバイスで使用できる、クラウド型の名刺管理ツールです。ネットワークのある環境であれば、登録から検索、参照や更新まで操作できます。もちろん、名刺情報は社内で共有できるため、業務の効率化を期待できます。
また名刺バンクは、名刺の枚数で課金する仕組みとなっているため、人数に縛られることがありません。このため、大企業での利用もできる点がメリット。さらに強固なアイネットクラウドデータセンターで運用するセキュリティが搭載されているため、情報漏洩のリスクを抑えられるのも強みです。
トーニチネクスタメイシ
トーニチネクスタメイシは、名刺情報を部署単位や社内全体で管理できるようにするツールです。月額660円と低価格でありながら、一度に100枚までの名刺登録や、不正ログインの防止などの機能が充実しています。
使用回数に応じて精度が上がるAIの名刺管理や最新の情報に更新できる自動名寄せ公開や非公開の設定ができる柔軟さがあります。コスパが気になるという方は、無料トライアルで試してみてはいかがでしょうか。
knowledgeSuite
knowledgeSuiteは、WEBでの名刺交換を簡単にする営業支援ツールです。商談先との共有をおこなえば、オンラインでの名刺交換が可能になります。また直接受け取った名刺をSFA/CRMで保存できるため、紙の名刺を読み込むためのツールとしても役立ちます。
他にも顧客データベースへのアクセスや社員同士のメッセージのやり取りや、書類の提出などもできるため、モバイル端末や自宅、外出先からのテレワークも可能です。
名刺de商売繁盛
名刺de商売繁盛は、社内の名刺を一元管理し、効率的な顧客管理をおこなって売上アップを目指せるツールです。名刺データを管理するデータベースを作成し、自社の人脈を活かした商談案件の発見や、見込み顧客の獲得などにつなげます。
普段の営業活動から、メール配信やDMセミナー、イベントなどのさまざまなシーンで応用できます。また地図連携もできるので、営業先や顧客がどこにいるのか一目でわかるといった設定もできます。
ホットプロファイル
ホットプロファイルは名刺管理だけでなく、見込み顧客の発見や営業支援なども統合された、生産性や売上向上をサポートするクラウド型の名刺管理ツールです。顧客情報をデジタル化して自動整理できる機能が搭載されているため、業務効率を上げ、営業屋会社の組織力強化が期待できます。
名刺はスマートフォンとスキャナーを使った読み込みが可能で、重複した複数の名刺やCSVデータは自動的に名寄せをしてくれる便利な機能もあるのです。さらに企業所属や従業員数などの情報も自動的に付与されるため、重要な情報の見落としを防ぎます。
PHONEAPPLIPEOPLEforSalesforce
引用：PHONEAPPLIPEOPLEforSalesforce
PHONEAPPLIPEOPLEforSalesforceは、スマホやPCで1ユーザーあたり、月額300円での利用ができるツールです。名刺管理や着信時の情報表示、社内にいる人物の場所がわかる「クラウド電話」などが利用できます。また使用した端末に情報を残さない仕組みとなっているため、セキュリティ対策にも問題はありません。
取引先または、取引先責任者との連携で十分な場合は、契約なしでも利用可能です。しかし「リード連携機能」を利用したい場合は、SalesCloudとの契約が必要です。
ApeosPlusCardsR
ApeosPlusCardsRは、法人向けの名刺管理サービスを提供するツールです。複合機やスマートフォン、スキャナーなどで登録した名刺データの管理がおこなえます。専任オペレーターによる「文字情報をデータ化するサービス」も用意されているので、間違えた情報を登録するリスクを下げられます。
さらに社内共有も可能で、共有範囲設定も任意で変更できる点が強み。チームでの利用もスムーズにできます。また共有する相手を担当者だけに絞るといった設定もできるので、後任者への引き継ぎも簡単におこなえます。
eセールスマネージャーRemix Cloud
eセールスマネージャーRemixCloudは、導入から運用までのサポートをおこなってくれるサービスが強みのツールです。顧客や名刺情報の登録に始まり、案件情報やスケジュール、活動登録などが利用できます。また、登録情報をもとに作成した案件リストやタイムラインを活用し、業務の効率化や、PDCAの循環を活性化するといった使い方もできます。
またツール導入後の効果測定や設定の変更も可能なので、より効果的な運営方法を見つけ出すのにも効果的です。
アルテマブルー
アルテマブルーは、使いやすさを追求した豊富な機能が特徴のツールです。名刺管理でCRMやSFAとの連携が可能なので、顧客管理に必要な情報を集め、整理するのに役立ちます。社内や外出先でも素早く正確に名刺を取り込み、個人のニーズに合わせた項目を設定して整頓できるので、自社に合わせたカスタマイズができます。
カスタマイズしたデータは、アルテマメールや人脈マップ、人物情報や活動登録などに活用できます。
個人向けのおすすめ名刺ツール・アプリ6選｜無料も
Two people shaking hands and exchanging empty business card
個人向けで利用する際におすすめの名刺ツール6選を紹介します。
無料で使用できるツールやアプリもあるので、コストをかけたくないという方は忘れずにチェックしておきましょう。
法人よりも扱える名刺の数が減る可能性もありますが、ツールを導入すれば時間に余裕を持てるようになります。
Eight
Eightは、オンライン名刺や紙の名刺、自分の名刺に至るまで、すべてをスキャンします。さらに、キャリアプロフィールの作成を自動でおこなってくれるツールです。 名刺を撮るだけで、AIと手入力が組み合わさった効率的なデータ化がおこなえます。
登録した名刺は管理から検索が簡単におこなえるので、共通の知り合いを見つけ、新しい人脈を形成するのに役立ちます。 またEightでつながれば、相手の昇進や転職などの近況情報も習得できるので、相手との関係を維持し続けられます。
myBridge
myBridgeは、スマホで撮影した名刺情報を文字認識技術と手作業で正確にデータ化できるので、直接修正したり入力したりする手間をかけずにすみます。 また名刺情報は、名前や会社名、役職に部署などのキーワードで検索できるため、欲しい情報を探すのに時間がかかることがありません。
他にも社内メンバーと名刺をシェアしたり、Google の連絡帳に保存したりと、データを柔軟に活用できるのも、myBridgeならではの特徴です。
すべての機能が制限なく無料で使えるので、一度試してみてはいかがでしょうか。
Wantedly People
Wantedly Peopleは、複数の名刺をその場でデータ化するのに適しているアプリです。名刺からスキャンしたデータは、調べたい相手の情報をその場で瞬時に検索できるため、コミュニケーションに役立ちます。
Wantedly Peopleで相手とつながれば、プロフィールの更新や転職などがあった際に、アプリでチェックできますし、こちらの情報が更新された時にも相手に伝わるので、共通認識が持てます。
さらに名刺情報からの検索だけでなく、過去の職歴や学校名などを使ってユーザー検索もおこなえるので、ビジネスチャンスや新規顧客の発掘に活用できます。
CAMCARD
CAMCARDは、名刺をスマホで撮影するだけで自動的に連絡先として情報が保存されるアプリです。電話帳に自身で入力する手間が省けるので、入力ミスの心配がありません。また事前に自身の名刺を登録しておけば、電子名刺を交換し合う方法にも対応しています。
また、追加情報や会話の履歴確認、タグ追加やリマインダー設定などもできます。 加えて、クラウドからの閲覧が可能なので、スマートフォンやタブレット、 PC などのデバイスを問わず情報が調べられる点は、魅力的なところですね。
PiQy
PiQyは、「作る、つながる、楽しむ」をコンセプトに、親交を深めることに注力したコミュニケーションアプリです。300種類以上あるデザインから、オリジナルデザインで名刺の作成が可能で、会社で使っている名刺を再現することも可能です。
また1アカウントでビジネス用とプライベート用の使い分けができるため、必要な情報だけピックアップするといった方法も可能です。 またPiQyは、名刺をスキャンするだけではなく、名刺自体をPiQyでデータで作成する、新しい名刺の形として注目を集めています。
WorldCard Mobile Lite
引用：WorldCard Mobile Lite Apple Store
WorldCard Mobile Liteは、スマホで撮影した名刺の情報を自動で入力してくれるスマートフォンのアプリです。 日本語も含めた全25ヶ国語に対応しているため、国際的なビジネスにも活用できます。
登録した情報から、ワンクリックでメールを送信したり電話をかけたりできるため、電話帳のように利用できます。またデータのバックアップはクラウドでおこなえるので、 スマートフォンの故障によるデータが消えてしまう心配もありません 。
名刺管理ツールのまとめ
名刺管理ツールを企業で利用するには、自社の予算や求めている機能にあった法人向けのツールを選びましょう。 また情報漏洩を防げるセキュリティが搭載されているツールであれば、リスクを最小限に抑えた効率的な顧客管理ができます。
また、会社のペーパーレス化にも役立つので、名刺の量が膨大で扱いきれなくなる前に 名刺管理ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
名刺管理ツールにも多くの種類があるので、まずは名刺管理ツール同士で比較して、自社にマッチしたものを探してみてくださいね。
サイトの成果改善でお困りではないですか？
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